مدیریت پروژه یکی از اصول اساسی در بهبود بهره‌وری و دستیابی به اهداف سازمانی است. با پیچیده‌ترشدن فرآیندهای کاری و افزایش نیاز به هماهنگی میان تیم‌ها، آشنایی با تعریف پروژه و روش‌های مدیریت آن اهمیت دوچندانی یافته است. انتخاب رویکرد مناسب برای مدیریت پروژه آن‌قدر مهم است که رشته مدیریت پروژه (مهندسی مدیریت پروژه) به‌شکل اختصاصی برای آموزش این مهم راه‌اندازی شده است.
در این مقاله به بررسی اینکه پروژه چيست، مديريت پروژه چيست، تاریخچه مدیریت پروژه و روش‌های مختلف آن، از رویکردهای سنتی مانند آبشاری (Waterfall) تا متدولوژی‌های مدرن مانند اجایل (Agile) و اسکرام (Scrum) می‌پردازیم.
معنی پروژه چیست؟
در پاسخ به این سوال که «تعریف پروژه چیست؟» باید گفت پروژه به مجموعه‌ای از فعالیت‌های موقت گفته می‌شود که با هدف دستیابی به یک نتیجه مشخص، در یک بازه زمانی معین و با منابع محدود اجرا می‌شود. هر پروژه دارای اهداف، محدوده، زمان‌بندی و منابع از پیش تعیین‌شده‌ای است و معمولاً با چالش‌هایی مانند مدیریت هزینه، زمان و کیفیت همراه است.
تفاوت اصلی پروژه با فعالیت‌های جاری سازمانی در موقتی‌بودن و داشتن خروجی منحصربه‌فرد آن است، به این معنا که پس از تحقق اهداف، پروژه به پایان می‌رسد.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه فرآیند ساختارمند و نظام‌مندی است که به برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، اجرا، نظارت و کنترل فعالیت‌ها و منابع برای دستیابی به اهداف مشخص یک پروژه می‌پردازد. این فرآیند با هدف تضمین تحقق نتایج مطلوب در چهارچوب زمانی، بودجه‌ای و کیفیت تعیین‌شده طراحی شده و شامل مدیریت جنبه‌های مختلفی مانند زمان، هزینه، منابع انسانی، ریسک‌ها و محدودیت‌ها است.
اگر نیاز به اطلاعات پایه‌ای‌تری درباره مدیریت و کنترل پروژه دارید، مقاله مبانی مدیریت و کنترل پروژه را بخوانید.
تاریخچه مدیریت پروژه
تاریخچه مدیریت پروژه به چهار مرحله اصلی تقسیم می‌شود.
در مرحله اول، پیش از سال ۱۹۵۸، مدیریت پروژه به‌عنوان یک مهارت مستقل شناخته نمی‌شد و موفقیت پروژه‌ها به عوامل تصادفی مانند استعداد افراد یا سبک مدیریت بستگی داشت. نمودار گانت، در حدود سال ۱۹۱۰ توسط هنری گانت معرفی شد که نقطه عطفی در تاریخ طرح مدیریت پروژه بود.
مرحله دوم (۱۹۵۸-۱۹۷۹) با ظهور عنوان «مدیر پروژه» و تأسیس نهادهایی مانند انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA) در سال ۱۹۶۵ و مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) در سال ۱۹۶۹ آغاز شد. در این دوره، تکنیک‌هایی مانند CPM و PERT توسعه یافتند و مدیریت پروژه در صنایع دفاعی و هوافضا مورد توجه قرار گرفت.
مرحله سوم (۱۹۸۰-۱۹۹۴) با تأکید بر مدیریت ریسک و معرفی متدولوژی‌های سبک‌تر مانند «اسکرام» همراه بود. همچنین، انواع نرم افزار مدیریت پروژه نیز در این مرحله توسعه یافت.
در نهایت، مرحله چهارم (۱۹۹۵ تاکنون) با ظهور اینترنت و متدولوژی اجایل توسعه یافت. در این دوره، مدیریت پروژه آنلاین مورد توجه قرار گرفت و مدیریت پروژه به حرفه تخصصی تبدیل شد.
در ادامه این مقاله در مورد مدیریت پروژه، به روش‌های مدیریت پروژه، مزایا، معایب و موارد استفاده از هرکدام می‌پردازیم.
روش‌های مدیریت پروژه: سنتی و چابک
روش‌های مدیریت پروژه (Project Management Methodologies) به مجموعه‌ای از رویکردها، ابزارها و تکنیک‌هایی گفته می‌شود که برای برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها به کار می‌روند.
روش‌های مدیریت پروژه معمولاً با استفاده از یکی از دو رویکرد «سنتی» و «چابک» تنظیم می‌شوند.
روش سنتی: رویکرد سنتی برای مدیریت پروژه نیاز به برنامه‌ریزی و تایید اولیه قبل از شروع کار دارد. موفقیت تیم براساس تطابق نتیجه کار با بودجه و جدول زمانی از پیش تعیین‌شده مشخص می‌شود. این رویکرد ساختار و قابلیت پیش‌بینی واضحی را ارائه می‌دهد، اما در صورت بروز تغییرات، انعطاف‌ناپذیر است. این رویکرد را برای پروژه‌هایی با الزامات کاملاً تعریف‌شده و محیط‌های پایدار، مانند پروژه‌های ساخت‌و‌ساز مناسب است.
چابک (Agile): رویکرد چابک تکراری است، به این معنی که تیم ها برای بهبود مستمر یک محصول در یک چرخه تکراری کار می‌کنند. چابک امکان پاسخ‌گویی بهتر را با ایجاد تغییرات مداوم فراهم می‌کند. این روش به جای تکیه بر برنامه‌ریزی اولیه، بر همکاری مداوم مشتری در طول چرخه عمر پروژه تمرکز دارد. این رویکرد برای پروژه‌هایی با عدم قطعیت یا پیچیدگی زیاد و همچنین برای توسعه نرم افزار و محصول مناسب است.
12 روش محبوب مدیریت پروژه
همان‌طور که گفتیم، روش‌های مدیریت پروژه یا بر رویکرد سنتی و یا بر رویکرد چابک تمرکز دارند. در ادامه 12 روش محبوب برای مدیریت پروژه و کاربرد هرکدام را آورده‌ایم. لازم به ذکر است که علاوه‌بر رشته‌های تخصصی، انواع دوره مدیریت پروژه برای آموزش این روش‌ها و روش‌های دیگر توسط آموزشگاه‌های مختلف برقرار می‌شود.
۱. روش آبشاری (Waterfall)
روش آبشاری که در سال ۱۹۷۰ توسط «وینستون رویس» برای توسعه نرم افزار ارائه شد، یکی از روش‌های سنتی مدیریت پروژه است. این روش دارای یک جریان خطی است که در آن هر مرحله باید به‌طور کامل انجام شود تا مرحله بعد آغاز گردد.
مراحل:
- تعیین نیازمندی‌ها: تعریف دقیق محدوده پروژه و نیازهای آن با همکاری ذی‌نفعان.
- طراحی: برنامه‌ریزی برای محصول نهایی و مراحل مورد نیاز برای دستیابی به آن.
- پیاده‌سازی: اجرای برنامه‌ریزی‌های انجام‌شده، مانند کدنویسی در پروژه‌های نرم افزاری.
- تأیید و آزمایش: بررسی کیفیت و مطابقت محصول با نیازهای تعریف‌شده.
- نگهداری: انجام اصلاحات و تغییرات لازم پس از تحویل پروژه.
چه زمانی مناسب است؟
این روش پروژه مدیریت برای پروژه‌های کوتاه و قابل پیش‌بینی که نیازمندی‌های آن‌ها تغییر نمی‌کند، مناسب است. همچنین، برای تیم‌هایی که در برنامه‌ریزی و مستندسازی قوی هستند، گزینه خوبی محسوب می‌شود.
۲. روش اسکرام (Scrum)
اسکرام یکی از متدهای چابک (Agile) است که با ارائه خروجی‌های کوچک و تدریجی به تیم‌های تولید محصول کمک می‌کند. این روش شامل نقش‌های مشخصی مانند اسکرام‌مستر و چرخه‌های کوتاه‌مدت توسعه به نام اسپرینت (Sprint) است.
مراحل:
- اسپرینت: دوره‌های توسعه ۱ تا ۴ هفته‌ای که در آن یک بخش قابل استفاده از محصول تولید می‌شود.
- جلسات روزانه اسکرام: نشست‌های ۱۵ دقیقه‌ای روزانه برای برنامه‌ریزی کارهای آتی.
- بک‌لاگ محصول: فهرستی اولویت‌بندی‌شده از وظایف برای توسعه محصول.
- بازبینی اسپرینت: ارائه نسخه توسعه‌یافته محصول به ذی‌نفعان و دریافت بازخورد.
چه زمانی مناسب است؟
این روش برای تیم‌های خودگردان و محیط‌هایی که نیاز به نوآوری دارند، مناسب است. همچنین، برای تسریع فرآیند تولید محصول و بهبود کیفیت آن کاربرد دارد.
۳. روش کانبان (Kanban)
کانبان نیز یکی دیگر از روش‌های چابک است که با نمایش گردش کار، به بهبود کارایی تیم‌ها کمک می‌کند. این روش ابتدا در صنعت تولید ژاپن شکل گرفت و سپس در حوزه‌های مختلف گسترش یافت.
مراحل:
- تصویری‌سازی فرآیند: استفاده از تخته کانبان (فیزیکی یا دیجیتالی) برای نمایش وظایف در مراحل مختلف.
- محدودکردن کارهای در جریان: کنترل تعداد وظایف هم‌زمان برای تمرکز بهتر تیم.
- مدیریت جریان کار: تمرکز بر فرآیند کار به‌جای مدیریت افراد.
- بازخورد مستمر: بررسی منظم اهداف پروژه برای بهینه‌سازی روند کار.
- بهبود تدریجی: ارتقای روش‌های کاری براساس داده‌ها و تجربیات.
چه زمانی مناسب است؟
کانبان برای تیم‌هایی که نیاز دارند بدون برنامه‌ریزی و جلسات متعدد، به‌صورت مستمر بهبود یابند، مناسب است. همچنین برای مدیریت درخواست‌های مکرر از سوی ذی‌نفعان کاربرد دارد.
۴. روش لین (Lean)
لین بر کاهش اتلاف منابع و افزایش کارایی تمرکز دارد. این روش ابتدا در شرکت تویوتا به کار گرفته شد و سپس در سایر صنایع گسترش یافت.
مراحل:
- درک ارزش: شناسایی ارزش از دیدگاه مشتری.
- شناخت جریان ارزش: ترسیم مراحل لازم برای تولید محصول و حذف موارد غیرضروری.
- ایجاد جریان ارزش: حذف زمان‌های تلف‌شده و انجام کارها به شکل بهینه‌تر.
- استفاده از استراتژی کشش ((pull approach: تحویل محصول براساس نیاز مشتری برای جلوگیری از هدررفت منابع.
- بهبود مستمر: ارزیابی مداوم پروژه برای کاهش ضایعات و افزایش ارزش.
چه زمانی مناسب است؟
لین در پروژه‌های تولیدی و صنعتی کاربرد دارد، اما در سایر صنایع نیز برای بهینه‌سازی فرآیندهای کاری مفید است.
۵. روش مسیر بحرانی (CPM)
این روش طولانی‌ترین دنباله‌ای از فعالیت‌هایی را که برای تکمیل پروژه ضروری هستند، شناسایی می‌کند. تأخیر در هریک از این فعالیت‌ها می‌تواند باعث تأخیر در کل پروژه شود.
چه زمانی مناسب است؟
روش مسیر بحرانی برای پروژه‌هایی که دارای توالی مشخصی از وظایف هستند، مانند پروژه‌های عمرانی، مناسب است.
۶. روش زنجیره بحرانی (CCM)
برعکس روش مسیر بحرانی که بر زمان تمرکز دارد، این روش بر منابع مورد نیاز برای انجام وظایف متمرکز است. در این روش، برای هر منبع ضروری «بافر» یا زمان اضافی در نظر گرفته می‌شود تا از تأخیرهای احتمالی جلوگیری شود.
چه زمانی مناسب است؟
برای پروژه‌هایی که به منابع محدود وابسته هستند و امکان تغییر در دسترسی به آن‌ها وجود دارد، مناسب است.
۷. روش PRINCE2
یک روش فرآیندمحور است که در بریتانیا توسعه یافته و در سراسر جهان استفاده می‌شود. این روش به سازمان‌دهی قوی و مستندات دقیق تأکید دارد.
چه زمانی مناسب است؟
برای پروژه‌های پیچیده با ذی‌نفعان بین‌المللی که نیاز به چهارچوب ساختاریافته دارند، کاربردی است.
۸. استاندارد PMBOK
مجموعه‌ای از بهترین شیوه‌ها و دستورالعمل‌های مدیریت پروژه است که توسط مؤسسه PMI تدوین شده و مراحل چرخه عمر پروژه را توصیف می‌کند.
چه زمانی مناسب است؟
استاندارد PMBOK برای شرکت‌های بزرگ و پروژه‌های چندبخشی مفید است.
۹. روش PRiSM
بر پایداری زیست‌محیطی تمرکز دارد و اثرات پروژه بر محیط زیست و جامعه را در نظر می‌گیرد.
چه زمانی مناسب است؟
برای پروژه‌هایی با تأثیر زیست‌محیطی قابل‌توجه، مانند پروژه‌های ساختمانی و صنعتی کاربرد دارد.
۱۰. روش شش سیگما (Six Sigma)
این روش در دهه ۱۹۸۰ در موتورولا توسعه یافت و با تمرکز بر کاهش خطاها، کیفیت را بهبود می‌بخشد.
چه زمانی مناسب است؟
در سازمان‌های بزرگ که نیاز به بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌ها دارند، این روش مناسب است.
۱۱. روش Lean Six Sigma
ترکیبی از روش لین و شش سیگما برای افزایش بهره‌وری و کاهش نقص‌ها.
چه زمانی مناسب است؟
در صنایعی که به دنبال کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت هستند، مانند خدمات مالی و بهداشت و درمان.
۱۲. روش مدیریت پروژه افراطی (XPM)
یک روش انعطاف‌پذیر است که برای پروژه‌هایی با تغییرات مداوم و پیچیدگی بالا استفاده می‌شود.
چه زمانی مناسب است؟
در پروژه‌های توسعه نرم افزار و سایر پروژه‌های پویایی که نیاز به سازگاری با شرایط متغیر دارند.
بهترین روش مدیریت پروژه چیست؟
با در نظر گرفتن چهار عامل زیر، تحقیق در مورد مدیریت پروژه خود را آغاز کنید و براساس آن‌ها بهترین روش را برگزینید.
- ارزیابی پروژه: آیا پروژه شما نیازهای ثابت دارد یا انعطاف‌پذیر؟ آیا محصول نهایی از قبل مشخص است یا تیم باید با خلاقیت آن را تعریف کند؟ پروژه چقدر پیچیده است و تکمیل آن چقدر زمان می‌برد؟ آیا ذی‌نفعان یا مشتریان در دسترس هستند و چقدر می‌خواهند درگیر شوند؟
- بررسی تیم: ببینید تیم شما به چه روش مدیریت پروژه‌ای عادت دارد. آیا مزایای روش جدید ارزش صرف وقت برای آموزش مدیریت پروژه را دارد؟ همچنین در نظر بگیرید که برخی روش‌ها برای تیم‌های کوچک و برخی دیگر برای تیم‌های بزرگ و چندوظیفه‌ای مناسب هستند.
- توجه به سازمان: اهداف و ارزش‌های شرکت شما چیست؟ آیا بر محیط زیست تمرکز دارد؟ هزینه‌ها بیشترین اهمیت را دارند و یا زمان؟
- ابزارها را در نظر بگیرید: نرم افزار مدیریت پروژه فارسی برای برخی از این روش‌ها وجود دارد. اگر قصد دارید از نرم افزارهایی مانند تسکامون و… استفاده کنید، می‌توانید از انواع روش‌های چابک مانند اسکرام، کانبان و لین بهره ببرید.
خلاصه مقاله
مدیریت پروژه فرآیندی ساختارمند برای برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل پروژه‌ها با هدف دستیابی به نتایج مشخص در چهارچوب زمان، بودجه و کیفیت است. روش‌های مدیریت پروژه به دو دسته سنتی (مانند آبشاری) و چابک (مانند اسکرام و کانبان) تقسیم می‌شوند. رویکرد سنتی برای پروژه‌های قابل پیش‌بینی با نیازهای ثابت مناسب است، در حالی که چابک برای پروژه‌های پیچیده و متغیر با تأکید بر همکاری و بهبود مستمر طراحی شده است. انتخاب روش به‌نوع پروژه، تیم، سازمان و ابزارهای مورد استفاده، بستگی دارد.
