مدیریت پروژه به‌ویژه در تیمهای کاری بزرگ، نیازمند ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه کارآمد و ساده است که بتوانند هماهنگی، بهره‌وری و نظم را با هم به ارمغان بیاورند. «نرم افزار مدیریت پروژه» یکی از این ابزارها است. این نرم افزار، که انواع مختلفی از آن در جهان تولید شده است، به تیم‌ها و مدیران کمک می‌کند تا وظایف، زمان‌بندی‌ها و منابع را به‌شکل دیجیتال سازمان‌دهی، پیگیری و بهینه‌سازی کنند.
در میان بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه، «نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون» به‌طور ویژه برای کاربران فارسی‌زبان طراحی شده است و یک نرم افزار کنترل پروژه فارسی رایگان محسوب می‌شود.
در این مقاله، به آموزش کار با این نرم افزار قدرتمند خواهیم پرداخت و ثبت‌نام، شیوه ساختن پروژه و چگونگی تدوین تسک و مدیریت آن را آموزش خواهید داد.
شروع به‌کار با نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون
برای شروع به‌کار با نرم افزار مدیریت تسکامون، کافی است از طریق این لینک، به صفحه اصلی این نرم افزار وارد شوید و از قسمت بالا سمت چپ، مطابق با تصویر زیر، گزینه «ورود به پنل» را بزنید.
با این کار وارد صفحه‌ای می‌شوید که در آن با واردکردن شماره تلفن و دریافت کد از طریق تلفن همراه، می‌توانید در یک قدم، حساب کاربری نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون خود را ساخته و وارد آن شوید.
همچنین اگر مایل به دانلود نرم افزار مدیریت پروژه فارسی اندروید هستید، با کلیک بر روی دکمه‌های مربوط به «بازار» و «مایکت»، تسکامون را بر روی گوشی خود نصب کنید.
اکنون وارد حساب اختصاصی خود در تسکامون می‌شوید، جایی که می‌توانید در آن هر تعداد که مایل باشید پروژه ایجاد کرده و آنها را مدیریت کنید.
در ابتدای ورود، آنچه می‌بینید داشبورد شما است که در عکس زیر نیز نمایش داده شده است. داشبورد، نمای کلی پروفایل، شامل تعداد پروژه‌ها، پروژه‌های تمام‌شده امروز، تعداد مشتریان و کارکنان را نشان می‌دهد. در پایین این قسمت، «تسک‌های اخیر» و «تسک‌های فوری» را می‌بینید که در این عکس، بر اساس تسک‌هایی که ما قبلا در این نرم افزار ایجاد کردهایم نشان داده‌شده‌اند. اما اگر برای اولین بار وارد نرم افزار می‌شوید این دو قسمت خالی هستند. در قسمت‌های بعد، توضیحات مربوط به «تسک‌های اخیر» و «تسک‌های فوری» را خواهیم گفت.
در قسمت پایین این دو قسمت، فعالیت‌های اخیر قرار دارند که در آن آخرین تغییر در پروژه (مثلا اضافه‌کردن تسک سرچ زیر عنوان‌ها) و فردی که آن را ایجاد کرده یا تغییر داده است (در این مثال، نرم افزار تسکامون) آمده است.
در قسمت راست هم، همان چیزها را به اضافه «قالب پروژه»، این بار به‌شکل عمودی می‌بینید. همچنین گزینه‌های «پروفایل مجموعه» که با کلیک روی آن می‌توانید پروفایل خود را ببیند و«خروج از حساب کاربری» وجود دارد.
ساخت پروژه جدید و تسک‌های ذیل آن
اکنون وقت آن است که اولین پروژه را ایجاد کنید و تسک‌های مختلف را به کارکنان اختصاص دهید. در ادامه به‌شکل گام‌به‌گام، شیوه ساختن پروژه، ساخت تسک و… را به شما یاد می‌دهیم.
گام اول: ایجاد پروژه جدید
برای ایجاد اولین پروژه برای مدیریت پروژه آنلاین، کافی است روی گزینه «ایجاد پروژه جدید» در نوار سمت راست، ذیل پروژه‌ها، مطابق با عکس زیر کلیک کنید.
با کلیک بر روی این گزینه، وارد صفحه زیر می‌شوید.
در این مرحله، عنوان پروژه، تاریخ تحویل، قالب پروژه، مسئولین انجام و توضیحات مربوط به آن را وارد کنید (البته تنها وارد کردن عنوان اجباری است).
- توضیحات تکمیلی درباره قالب:
در بخش قالب پروژه، امکان انتخاب یکی از قالب‌های آماده وجود دارد. این قالب‌ها در واقع ساختار اولیه تخته‌های کانبان و وظایف زیرمجموعه آنها را مشخص می‌کنند. هر قالب انتخابی کاملاً انعطاف‌پذیر بوده و می‌توانید آن را مطابق با نیاز خود ویرایش یا شخصی‌سازی کنید. در نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی تسکامون، این قابلیت فراهم شده است که قالب‌های آماده پروژه‌ها را تغییر دهید یا حتی قالبی تازه بسازید. با انتخاب گزینه «افزودن قالب جدید»، که در بخش بالایی صفحه قرار دارد، وارد محیط ساخت قالب اختصاصی می‌شوید. جزئیات این فرآیند را در بخش‌های بعدی مقاله بررسی خواهیم کرد.
پس از واردکردن اطلاعات فوق، گزینه تایید را بزنید تا پروژه شما ساخته شود.
شما می‌توانید پروژه ساخته‌شده را در قسمت زیر همین صفحه (که صفحه پروژه‌ها است) دیده و با کلیک روی علامت چشم، که در عکس زیر نمایش داده شده است، وارد آن شوید. همچنین، اگر می‌خواهید پروژه را پاک کنید، با کلیک روی علامت سطل آشغال در کنار آیکون چشم، پروژه را حذف کنید.
اکنون با استفاده از گام بعدی، وارد پروژه شده و اطلاعات را وارد کنید.
گام دوم: ورود به «داشبورد» پروژه
با کلیک روی آیکون چشم (مرحله قبل) و یا با انتخاب پروژه از نوار سمت راست (البته پس از یکبار رفرش کرده صفحه) وارد «داشبورد» پروژه می‌شوید که اطلاعات پروژه را به شما نشان می‌دهد. در شکل زیر می‌توانید نمایی از این داشبورد را برای پروژه «مقالات تیرماه تسکامون» ببینید.
- نکته مهم:
نباید داشبورد پروژه را با داشبورد کلی پروفایل اشتباه بگیرید. داشبورد پروژه، اطلاعات پروژه خاصی را که شما آن را ساخته‌اید نشان می‌دهد، درحالی‌که داشبورد کلی، که در نوار تیره سمت راست قرار دارد، اطلاعات همه پروژه‌ها را در یک نگاه نمایش می‌دهد.
در سمت راست این صفحه، پس از نوار سیاه، یک نوار عمودی سفید می‌بینید که بخش‌های مختلف پروژه (داشبورد، اطلاعات، تخته پروژه، لیست تسک‌ها، تسک‌های دوره‌ای، آرشیو تسک‌ها و پیوست) در آن نمایش داده شده‌اند. همه این بخش‌ها را در ادامه این مقاله و مقالات بعدی توضیح خواهیم دارد.
در پایین این نوار عمودی سفید، چند خط افقی کوچک قرار دارد که با کلیک روی آنها می‌توانید نوار را بسته و یا باز کنید.
در قسمت وسط صفحه از بالا به پایین، تاریخ شروع و پایان (با کلیک روی این قسمت می‌توانید تاریخ را وارد کنید)، تعداد تسک‌ها، تسک‌های انجام‌شده، تسک‌های پیش‌رو، تعداد کاربران، تسک کاربران و وضعیت تسک‌ها آمده است.
همچنین آخرین فعالیت‌هایی که در زمینه پروژه انجام شده، در قسمت انتهایی صفحه نمایش داده می‌شود (لازم است به سمت پایین اسکرول کنید)
از آنجا که ما تازه پروژه فوق را ایجاد کردهایم، فضای داشبورد خالی است، اما در عکس زیر می‌توانید نمایی از داشبورد یک پروژه دیگر که در حال انجام است را ببینید.
در بخش «تسک کاربران»، درصدی از کل تسک‌ها که به هر فرد واگذار شده نمایش داده‌شده است که می‌توان از آن برای بررسی میزان بار کاری هر فرد و توزیع کارها استفاده کرد. همچنین «وضعیت تسک‌ها» درصد تسک‌هایی که در هر بخش از «تخته پروژه» (که در قسمت بعدی آن را توضیح می‌دهیم) آمده است را نشان می‌دهد. برای مثال، در عکس فوق 50 درصد کل تسک‌ها (8 عدد) در بخش «سرچ کلمات کلیدی و عناوین» هستند.
گام سوم: ایجاد و واگذاری تسک‌ها در «تخته پروژه»
تخته پروژه یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی است که برای واردکردن اطلاعات پروژه کاربرد دارد و در زیر «داشبورد» در نوار عمودی سفید مربوط به پروژه قرار گرفته است. با کلیک روی آن به صفحه تخته پروژه هدایت می‌شوید که در آن می‌توانید در قالب کانبان پیش‌فرض (سه تخته «انجام نشده»، «درحال انجام» و «انجام شده») تسک‌ها را وارد کنید. به عبارت دیگر، در قالب پیش فرض، تسک‌های شما به سه دسته «انجام نشده»، «درحال انجام» و «انجام شده» تقسیم‌بندی می‌شوند و زیر تخته مربوطه قرار می‌گیرند.
از آنجا که پروژه ما «مقالات اردیبهشت تسکامون» نام دارد، ابن تخته‌های پیش‌فرض برای آن مناسب نیستند. ما به‌راحتی با کلیک روی آیکون قلم کنار عنوان هر تخته، نام آن را تغییر دادیم. همچنین با کلیک بر روی سطل زباله، تخته‌های اضافی را پاک کردیم. وقتی هم نیاز به ساخت تخته جدیدی داشتیم، با کلیک بر روی «وضعیت جدید»، در منتها‌الیه سمت راست تخته‌ها، تخته جدیدی را به نرم افزار مدیریت پروژه فارسی تسکامون اضافه کرده و آن را نام‌گذاری کردیم.
در عکس زیر، تغییرات اعمال‌شده مناسب با پروژه «مقالات اردیبهشت تسکامون» را می‌بینید.
لازم به ذکر است که وقتی روی علامت قلم کلیک می‌کنید، پنجره زیر به نمایش در می‌آید که در آن می‌توانید علاوه‌بر تغییر نام تخته، رنگ و وضعیت تخته را نیز مشخص کنید.
دوباره به تخته پروژه بر می‌گردیم. اکنون می‌توانید با انتخاب گزینه «افزودن تسک»، که در پایینِ عنوان هر تخته قرار گرفته است، تسک‌های مربوط به تخته مورد نظر را مشخص کرده و هر یک را به فرد خاصی اختصاص دهید. با کلیک بر روی افزودن تسک، پنجره زیر به نمایش در می‌آید.
در این پنجره، عنوان تسک، تاریخ تحویل، مسئولین انجام، تیم، اولویت و توضیحات مشخص می‌شوند. البته برای اینکه در بخش «مسئولین انجام» و «تیم»، نام کاربران یا تیمهای خود را که وظیفه به آنها محول می‌شود ببینید، لازم است از قبل، اسامی،سمت‌ها و نام تیم‌ها را در قسمت «کاربران» (در پایین نوار سیاه سمت راست) وارد کنید. اما از‌آنجا‌که آموزش این بخش در ذیل بخش اول این مقاله قرار نمی‌گیرد، ما در بخش دوم «مقاله آموزش کار با نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون»، نحوه واردکردن کاربران، سمت و تیم را نیز آموزش می‌دهیم.
در عکس زیر، شما می‌توانید تسک‌های مختلفی را که ما ذیل هر تخته ساخته و به افراد مشخصی ارجاع داده‌ایم، ببینید.
در نرم افزارمدیریت پروژه تسکامون این امکان فراهم شده است که هر تسک، و یا حتی هر تخته، را با کشیدن و رها کردن (درگ اند دراپ) به بالا و پایین و یا چپ و راست ببرید. سرچ کردن تسک‌هایی که در بازه زمانی خاصی قرار دارند و یا به کاربران خاصی واگذار شده‌اند هم از قسمت بالای صفحه امکان‌پذیر است.
در مستطیل مربوط به هر تسک، بخش‌های زیر قابل مشاده هستند.
- آیکون چشم (بالا چپ): با کلیک روی آیکون چشم می‌توانید جزئیات پروژه را ببینید (توضیحات بیشتر در ادامه).
- آیکون سطل زباله (بالا و راست آیکون چشم): با کلیک روی سطل زباله، می‌توانید تسک را پاک کنید.
- آیکون دایره‌ای (پایین چپ): با نگه‌داشتن موس روی دایره، نام فردی که تسک به او ارجاع شده است قابل رویت می‌باشد.
- خط تکمیل پروژه (میانه) خط طوسی که از سمت راست به چپ کشیده شده و سمت چپ آن به شکل پیش فرض 0.00% نوشته شده هم نشانه میزان تکمیل پروژه است.
- سه خط عمودی در بالا و سمت راست که با کلیک روی آن آن وارد اطلاعات پروژه می‌شوید.
- نوشته رنگی بالا و سمت راست که نشان‌دهنده اولیت تسک است.
گام چهارم: تکمیل جزئیات تسک (اختیاری)
اگرچه در بسیاری از موارد، نیازی به تکمیل جزئیات نیست، اما در پروژه‌های بزرگ‌تر و پیچیده‌تر، زیر تسک‌های مختلفی وجود دارند که ممکن است به فرد دیگری واگذار شوند. همچنین احتمالا لازم است کاربر گزارشات انجام کار و مشکلات را مستند کند. تکمیل جزئیات تسک که با کلیک روی آیکون چشم در دسترس قرار می‌گیرد، امکان وارد کردن این موارد و بررسی جزئیات بیشتر را فراهم می‌کند. در تصویر زیر می‌توانید نمایی از پنجره‌ای را که پس کلیک روی آیکون چشم ظاهرمی‌شود ببینید.
در این تصویر چهار زبانه «اطلاعات»، «گزارشات»، «فعالیت‌ها» و «ساعت کاری» قرار دارد.
زبانه اطلاعات
در زبانه اول (اطلاعات) می‌توانید با کلیک روی آیکون، موارد زیر را وارد کرده و یا ویرایش کنید:
- وضعیت (تسک زیر کدام تخته است؟)
- تاریخ تحویل
- ثبت ساعت کاری
- مسئولین انجام
- تیم
- اولویت
- زیر تسک‌ها (با امکان مشخص کردن وضعیت زیر تسک در روبروی هر کدام)
برای آشنایی بیشتر شما، در تصویر زیر ما برای یک تسک، چند «زیر تسک» تنظیم کردهایم. شما هم می‌توانید همین کار را با کلیک روی آیکون «افزودن زیر تسک» انجام دهید.
به خاطر داشته باشید که لازم است پس از وارد کردن زیر تسک‌ها، توضیحات، مسئولین انجام و….، بر روی «ثبت تغییرات» کلیک کنید تا تسک به‌روزرسانی گردد. همچنین می‌توانید با کلیک روی آیکون سطل زباله قرمز، هر زیر تسک را پاک کنید.
- توضیحاتی درباره وارد کردن ساعت کاری:
برای وارد کردن ساعات کاری، کافی است کاربر روی فلش آبی که روبروی ساعت کاری قرار دارد کلیک کند تا ریکوردر شروع به ثبت زمان کند. برای پایان ثبت زمان نیز لازم است روی همان آیکون کلید نمایید. زمان صرف شده ثبت می‌شود.
زبانه گزارشات
زبانه دوم، در همین پنجره‌ی جزئیات تسک، «گزارشات» نام دارد که با کلیک روی آن، پنجره زیر را خواهید دید.
با کلیک روی باکسی که در داخل آن نوشته شده «منشن کاربر» می توانید مخاطب گزارش را از بین کاربران انتخاب کنید (یک نفر و یا تعداد بیشتر از افراد) و در باکس پایین آن گزارش را بنویسید. همچنین اگر نیاز به ارسال فایل است، با استفاده از آیکون «فایل»، آن را پیوست کرده و در نهایت با کلیک روی «ارسال»، گزارش را ارسال نمایید.
در تصویر زیر، نمایی از گزارش ارسال شده برای چند کاربر (در قسمت بالا) آمده است و نمای قبل از ارسالِ گزارش نیز (در قسمت پایین) قابل مشاهده است.
زبانه فعالیت‌ها
تب سوم، با عنوان «فعالیت‌ها» نیز تاریخچه تمام فعالیت‌هایی که در تسک مورد نظر انجام شده است را نمایش می‌دهد. در تصویر زیر می‌توانید تاریخچه فعالیت‌های انجام شده برای تسک فوق را ببینید.
زبانه ساعت کاری
در این زبانه می‌توانید گزارش ساعت کاری مربوط به تسک را ببینید و همچنین در قسمت پایین آن، افرادی که روی هر تسک کار کرده‌اند را همراه با زمانی که صرف کرده‌اند رصد کنید. همچنین امکان منش کاربران و ثبت کامنت نیز وجود دارد.
آشنایی با سایر بخش‌های نرم افزار تسکامون
تا اینجا به خوبی آموختید که چگونه با استفاده از دو بخش «داشبورد پروژه» و «تخته پروژه» در نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون یک پروژه ایجاد کرده و تسک‌های آن را به افراد مختلف ارجاع دهید. اما در نوار عمودی پروژه، علاوه بر این دو، بخش‌های دیگری هم وجود دارند که لازم است با آنها آشنا شوید. این بخش‌ها شامل «نمودار گانت»، «اطلاعات»، «لیست تسک‌ها»، «تسک‌های دوره‌ای»، «آرشیو تسک‌ها» و «پیوست» هستند که در ادامه آنها را بررسی می‌کنیم.
نمودار گانت
نمودار گانت پس از تخته پروژه قرار دارد. با کلیک روی آن صفحه زیر را خواهید دید.
از قسمت بالا و سمت چپ، می‌توانید نمای «هفته»، «ماه»،«فصل» و «سال» را انتخاب کنید نمایی که در عکس بالا می‌بینید، نمای سالانه است که همه تسک‌هایی که مربوط به این پروژه هستند و در سال 1403 قرار دارند، را نمایش می‌دهد. اگر روی نمای ماهانه کلیک کنید، نمای زیر را می‌بینید که نشان می‌دهد برخی تسک‌ها تا پایز ادامه دارند.
لازم به ذکر است که این بخش تنها تسک‌هایی نمایش داده می‌شوند که تاریخ پایانی برای آنها مشخص شده باشد.
اطلاعات پروژه
در این بخش که در زیر «نمودار گانت» قرار دارد، می‌توانید اطلاعات پروژه را ببینید و در صورت لزوم آنها را تغییر دهید. برای مثال اگر پروژه به اتمام رسید، با تغییر قسمت «وضعیت» به «انجام شده»، پروژه بسته می‌شود.
اگر می‌خواهید پروژه را حذف نمایید، گزینه «حذف پروژه» را بزنید و در صورت ایجاد تغییرات روی «ذخیره تغییرات» کلیک کنید.
لیست تسک‌ها
اکنون به سراغ بخش بعدی نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون (لیست تسک‌ها) می‌رویم. در این تب، همه تسک‌ها یک‌جا نمایش داده می‌شوند و همچنین می‌توانید آنها را براساس عنوان هر تخته، در بخش «وضعیت تسک» ببیند. علاوه‌بر این‌ها می‌توانید تسک مورد نظر خود را در قسمت سمت چپ جست‌وجو کنید.
حتی اگر مایل باشید این امکان فراهم است که از طریق گزینه «افزودن تسک» تسک جدیدی را به تخته‌هایی که از قبل ایجاد کرده‌اید، اضافه کنید.
اگر به تصویر فوق دقت کنید، فلشی در انتهای سمت چپ باکس هر تسک می‌بینید که با کلیک روی آن، اطلاعات بیشتری از تسک، مطابق عکس زیر به نمایش در خواهد آمد. با کلیک روی «مشاهده جزئیات» می‌توانید وارد صفحه جزئیات پروژه شده و با کلیک روی آیکون «حذف» تسک را حذف کنید.
تسک‌های دوره‌ای
در مدیریت پروژه‌های تحت وب، گاهی لازم است برخی وظایف به‌صورت دوره‌ای تکرار شوند. این تسک‌ها در بازه‌های زمانی مشخص (مانند روزانه، هفتگی یا ماهانه) اجرا می‌شوند و ایجاد مکرر آنها به‌صورت دستی، وقت‌گیر و غیر بهینه است.
نرم افزار مدیریت پروژه اندرویدی تسکامون این مشکل را با قابلیت «تسک‌های دوره‌ای» حل کرده است. با استفاده از این ویژگی نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون، می‌توانید یکبار وظیفه موردنظر را تعریف کنید تا به‌صورت خودکار و منظم تکرار شود. این قابلیت باعث صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری تیم می‌شود.
تصویر زیر، نمایی از بخش تسک‌های دوره‌ای را نمایش می‌دهد.
با کلیک بر روی «افزودن تسک» پنجره زیر باز می‌شود که در آن می‌توانید عنوان تسک، تاریخ شروع، تعداد تکرار مورد نیاز، وضعیت تسک (یعنی تسک، ذیل کدام تخته قرار دارد)، مسئولین انجام و توضیحات را بنویسید تا تسک به‌طور خودکار در ذیل تخته مورد نظر ایجاد شود.
تسک اضافه‌شده، علاوه بر این صفحه، در قسمت تخته پروژه و لیست پروژه‌های نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون نیز به نمایش در خواهد آمد.
آرشیو تسک
همان‌طور که از نام آن پیداست، آرشیو تسکِ نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون، تسک‌های آرشیو شده را به نمایش درمی‌آورد. این تسک‌ها، مواردی هستند که یا تمام شده‌اند و یا به دلیل حذف شدن، به آرشیو منتقل شده اند.
با کلیک روی فلش سمت چپ هر تسک، می‌توانید اطلاعات بیشتری از آن مشاهده کرده و در صورت لزوم آن را بازیابی کنید.
پیوست
آخرین بخش، پیوست است که در آن می‌توانید پیوست‌ها پروژه را آپلود کرده و در اختیار تیم خود قرار دهید. همان‌طور که در عکس زیر می‌بینید، با اضافه‌کردن نوع پیوست، نام فایل و سپس آپلود فایل (ضربه یا کشیدن و رها کردن) می‌توانید هر فایلی را که تمایل دارید به پروژه اضافه کنید.
فایل‌هایی که آپلود می‌کنید، براساس نوع در قسمت عکس، فایل و یادداشت قرار می‌گیرد و قابل دسترس خواهد بود.
سخن آخر
همان‌طور که می‌بینید، با دانلود نرم افزار کنترل پروژه فارسی تسکامون، می‌توانید به‌آسانی پروژه ایجاد کرده و آن را به افراد مختلف واگذار کنید. حتی می‌توانید بدون دانلود از این نرم افزار برنامه ریزی فارسی به‌شکل تحت وب استفاده کنید. نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون شاید بهترین نرم افزار مدیریت پروژه فارسی باشد که تاکنون تولید شده است. پس شروع کنید و با استفاده از راهنمای این مقاله، همین الان پروژه خود را بسازید.
