اگر به‌تازگی نرم افزار مایکروسافت پراجکت را برای مدیریت پروژه نصب کرده‌اید، این راهنما دقیقاً همان چیزی است که نیاز دارید. در این راهنما، شما با اصول و روش‌های کاربردی کار با این نرم افزار آشنا می‌شوید تا بتوانید پروژه و تیم خود را به‌شکل مؤثری هدایت کنید. علاوه‌بر این، اینجا نکات کلیدی ارائه شده که شما را از اشتباهات رایج و پرچالش دور نگه می‌دارد؛ اشتباهاتی که معمولاً باعث سردرگمی، نگرانی و هدررفتن وقت می‌شوند.
با مطالعه این راهنما، راهی هموار و واضح برای استفاده مؤثر از MS Project پیش روی شما خواهد بود.
درباره مایکروسافت پراجکت
مایکروسافت پراجکت (Microsoft Project) یک نرم افزار تخصصی مدیریت پروژه است که توسط شرکت مایکروسافت توسعه یافته و برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، تخصیص منابع و کنترل پیشرفت پروژه‌ها استفاده می‌شود. این ابزار مدیریت پروژه به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا پروژه‌های پیچیده را با ساختاردهی دقیق به وظایف و فعالیت‌ها، تعیین وابستگی‌ها و تعیین اولویت‌ها مدیریت کنند.
در مایکروسافت پراجکت، می‌توانید انواع مختلف وظایف (Task) را تعریف کرده، مدت زمان اجرای هرکدام را مشخص کنید، منابع انسانی، مالی و تجهیزاتی را به آن‌ها تخصیص دهید و بار کاری هر منبع را تحلیل کنید. همچنین با استفاده از نمودارهای گانت (Gantt Chart)، شبکه‌های وابستگی و مسیر بحرانی (Critical Path Method) می‌توان زمان‌بندی پروژه را به‌صورت بصری مشاهده و تحلیل کرد.
این نرم افزار مدیریت پروژه قابلیت‌های پیشرفته‌ای مثل تعیین نقاط عطف (Milestones)، مدیریت محدودیت‌ها و مهلت‌ها، ردیابی هزینه‌ها، تحلیل عملکرد پروژه نسبت به برنامه اصلی (Baseline) و تهیه گزارش‌های متنوع را ارائه می‌دهد. مایکروسافت پراجکت برای پروژه‌های در مقیاس کوچک تا بزرگ قابل استفاده است و از طریق اتصال به سایر محصولات مایکروسافت مثل اکسل، شیرپوینت و پاور بی‌آی، امکان یکپارچه‌سازی داده‌ها و گزارش‌گیری پیشرفته‌تر را فراهم می‌کند.
بااین‌حال Microsoft Project یک نرم افزار مدیریت پروژه رایگان نیست.
گام‌های کلیدی برای مدیریت پروژه با مایکروسافت پراجکت
برای استفاده مؤثر ازMS Project، کافی است گام‌های زیر را به ترتیب دنبال کنید.
گام اول: تعیین تاریخ شروع پروژه
پس از ایجاد پروژه، اولین کاری که باید انجام دهید واردکردن تاریخ شروع پروژه است. این مرحله اهمیت زیادی دارد، چون به‌طور پیش‌فرض، مایکروسافت پراجکت تاریخ شروع تمام وظایف جدید را برابر با تاریخ شروع پروژه قرار می‌دهد. به‌عبارت دیگر، محاسبات کل پروژه براساس این تاریخ شروع انجام می‌شود.
به جای تاریخ شروع، می‌توانید تاریخ پایان پروژه را هم وارد کنید. در این حالت، نرم افزار به‌طور خودکار تاریخ شروع پروژه را محاسبه می‌کند.
نکته مهم: معمولاً نباید محاسبه براساس تاریخ پایان انجام شود، چون تأخیرها ممکن است باعث شوند وظایف نیمه‌تمام بماند و مشکلاتی به وجود آید بااین‌حال، در مراحل اولیه، تعیین تاریخ پایان و محاسبه براساس آن مفید است. این کار به شما کمک می‌کند یک تاریخ شروع نظری برای پروژه بدست آورید. اما بعداً باید دوباره محاسبه را از تاریخ شروع پروژه انجام داده و مهلت نهایی را تعیین کنید (توضیحات بیشتر در گام ۹).
برای تنظیم تاریخ شروع پروژه در مایکروسافت پراجکت، مراحل زیر را دنبال کنید:
- یک پروژه جدید بسازید یا پروژه موجود را باز کنید.
- به تب «Project» بروید.
- روی دکمه «Project Information» کلیک کنید.
- در قسمت «Start date» تاریخ مورد نظر را انتخاب کنید یا به‌صورت دستی وارد نمایید.
- با کلیک روی «OK» تنظیمات را تأیید کنید.
گام دوم: تعیین حالت برنامه‌ریزی وظایف
قبل از شروع ایجاد وظایف، باید حالت برنامه‌ریزی مناسبی را انتخاب کنید. در مایکروسافت پراجکت دو حالت اصلی برای این کار وجود دارد:
- برنامه‌ریزی دستی (Manually Scheduled): حالت پیش‌فرض است که در آن تاریخ شروع، پایان و مدت زمان هر وظیفه توسط مدیر پروژه تعیین می‌شود و نرم افزار آن‌ها را تغییر نمی‌دهد.
- برنامه‌ریزی خودکار (Auto Scheduled): در این حالت، مایکروسافت پراجکت براساس روابط بین وظایف، محدودیت‌ها، تقویم‌ها و عوامل دیگر، زمان‌بندی وظایف را به‌صورت خودکار محاسبه می‌کند.
پیشنهاد ما: حالت «برنامه‌ریزی خودکار» را به‌عنوان حالت پیش‌فرض انتخاب کنید و فقط در صورت نیاز به «برنامه‌ریزی دستی» بازگردید. تغییر حالت برنامه‌ریزی در هر زمان امکان‌پذیر است.
شما می‌توانید حالت برنامه‌ریزی را برای موارد زیر تنظیم کنید:
- همه پروژه‌های جدید
- یک پروژه مشخص
- وظایف جداگانه در یک پروژه
برای تنظیم حالت برنامه‌ریزی برای همه پروژه‌های جدید، به مسیر زیر بروید:
File > Options > Schedule
در بخش «Scheduling options for this project» گزینه «All New Projects» را انتخاب کنید و سپس حالت برنامه‌ریزی دل‌خواه خود را در بخش «New tasks created» تعیین کنید.
همچنین می‌توانید حالت برنامه‌ریزی را برای یک پروژه خاص مستقیماً در جدول ورودی برنامه پروژه تغییر دهید و حالت هر وظیفه را در ستون «Task Mode» به‌صورت جداگانه تنظیم کنید.
گام سوم: ایجاد وظایف
در این مرحله می‌توانید شروع به تعریف وظایف مختلف پروژه کنید. هنگام اضافه‌کردن وظایف، از نام‌های کوتاه و دقیق استفاده کنید که به‌خوبی محتوای وظیفه را توضیح دهند. نام‌های کوتاه و گویا به یادسپاری و گزارش‌دهی را آسان‌تر می‌کنند.
همیشه وظایف را با زمان حال تعریف کنید، مثلاً «توسعه نرم افزار پایگاه داده» یا «نوشتن مستندات». در مقابل، نقاط عطف (Milestones) را با زمان گذشته نام‌گذاری کنید، مانند «مستندات نوشته‌شده».
مایکروسافت پراجکت روش‌های مختلفی برای ایجاد وظایف دارد؛ می‌توانید نام وظایف را در جدول ورودی وارد کنید یا از دکمه‌های موجود در تب «Task» استفاده کنید.
گام چهارم: ساختاردهی وظایف پروژه
برای داشتن یک برنامه‌ریزی منظم و قابل فهم، باید وظایف پروژه را به‌صورت سلسله‌مراتبی سازماندهی کنید.
مایکروسافت پراجکت این امکان را می‌دهد که با استفاده از تورفتگی (Indent) و بیرون‌آمدگی (Outdent)، وظایف را دسته‌بندی کنید. وقتی یک وظیفه را تورفته می‌کنید، یعنی آن وظیفه زیرمجموعه‌ی وظیفه بالاتر یا «وظیفه خلاصه» قرار می‌گیرد.
مزیت این ساختار این است که نرم افزار به‌صورت خودکار مدت زمان، حجم کار، شروع، پایان و هزینه وظایف خلاصه را براساس جمع‌بندی زیروظایف آن‌ها محاسبه می‌کند و بنابراین کار شما ساده می‌شود.
برای اعمال این ساختار، یکی از روش‌های زیر را انجام دهید:
- وظایف مورد نظر را انتخاب کرده و با استفاده از فلش‌های تب «Task» آن‌ها را تورفته یا بیرون‌آمده کنید،
- یا با کلیک راست روی وظیفه و انتخاب گزینه‌های مربوطه این کار را انجام دهید،
- از کلیدهای میانبر (ALT + SHIFT + کلیدهای جهت‌نما) استفاده کنید.
پس از ساختاردهی وظایف، می‌توانید نمای برنامه را طوری تنظیم کنید که فقط وظایف در یک سطح خاص نمایش داده شوند؛ مثلاً فقط وظایف خلاصه (سطح اول) نمایش داده شود؛ تا دید کلی از مراحل پروژه داشته باشید. برای این کار به تب «View» رفته، گزینه «Outline» را فعال و سطح مورد نظر را انتخاب کنید.
گام پنجم: تعیین مدت زمان وظایف و تعریف نقاط عطف
بعد از ساخت وظایف، باید مدت زمان هرکدام را وارد کنید. مقدار زمان مورد نظر را در فیلد «Duration» وارد کنید. همچنین می‌توانید با دوبار کلیک روی هر وظیفه و بازکردن «Task Information»، مدت زمان را وارد کنید.
مدت زمان معمولاً به روز است، اما می‌توانید ساعت یا هفته هم وارد کنید. مایکروسافت پراجکت با توجه به روزهای کاری، تاریخ پایان وظایف را به‌طور خودکار محاسبه می‌کند. برای مواردی مثل خشک‌شدن بتن که به تعطیلات کاری وابسته نیستند، می‌توانید از «e» برای زمان سپری‌شده استفاده کنید (مثلاً ۱۰ eDays).
نکته مهم: تاریخ شروع و پایان را به‌صورت دستی وارد نکنید، چون نرم افزار این‌ها را براساس مدت زمان و روابط بین وظایف محاسبه می‌کند.
برای تعریف نقطه عطف، کافی است مدت زمان یک وظیفه را صفر وارد کنید. نقاط عطف نشان‌دهنده مراحل یا رویدادهای مهم پروژه هستند و معمولاً در انتهای هر فاز قرار می‌گیرند.
گام ششم: ایجاد ارتباط بین وظایف
وقتی وظایف را در پروژه وارد می‌کنید، همه آن‌ها به‌طور پیش‌فرض از تاریخ شروع پروژه آغاز می‌شوند. اما در واقعیت، بسیاری از وظایف به ترتیب خاصی باید انجام شوند؛ مثلاً برنامه‌نویسی یک نرم افزار فقط بعد از پایان تهیه مستندات می‌تواند شروع شود.
برای مدیریت این وابستگی‌ها، باید بین وظایف «لینک» ایجاد کنید. مایکروسافت پراجکت چند نوع ارتباط بین وظایف را پشتیبانی می‌کند:
- Finish to Start (FS): پایان وظیفه اول → شروع وظیفه دوم
- Start to Start (SS): شروع وظیفه اول → شروع وظیفه دوم
- Finish to Finish (FF): پایان وظیفه اول → پایان وظیفه دوم
- Start to Finish (SF): شروع وظیفه اول → پایان وظیفه دوم (کمتر رایج)
برای ایجاد ارتباط بین وظایف، روش‌های مختلفی وجود دارد که یکی از آن‌ها با استفاده از نمودار گانت است. در این روش، با کشیدن یک خط (به‌وسیله موس) از انتهای یک وظیفه به ابتدای وظیفه دیگر، ارتباط FS ایجاد می‌شود. با دوبار کلیک روی خط می‌توانید نوع ارتباط را تغییر دهید.
با ایجاد این ارتباط‌ها، مایکروسافت پراجکت زمان‌بندی واقعی پروژه را براساس ترتیب منطقی وظایف محاسبه می‌کند.
گام هفتم: تعریف منابع پروژه
بعد از زمان‌بندی پروژه، حالا نوبت آن است که منابع مورد نیاز را مشخص کنید. در مراحل اولیه که اعضای تیم هنوز به‌طور دقیق مشخص نیستند، می‌توانید از منابع عمومی (Generic) مثل «برنامه‌نویس» یا «مدیر پروژه» استفاده کنید تا به‌صورت کلی نیازهای پروژه را بسنجید.
برای واردکردن منابع به تب View بروید و گزینه Resource Sheet را فعال کنید. در جدول منابع، می‌توانید این نوع منابع را اضافه کنید:
- منابع انسانی (Work): اعضای تیم یا هرکسی که روی پروژه کار می‌کند
- منابع هزینه‌ای (Cost): مثل هزینه مشاوره یا اجاره تجهیزات
- منابع مصرفی (Material): مثل سیمان، کاغذ یا دستگاه
برای منابع انسانی می‌توانید نرخ ساعتی وارد کنید تا هزینه‌ها به‌طور خودکار محاسبه شوند. برای منابع مصرفی، «هزینه به ازای هر واحد» وارد می‌شود.
در صورت نیاز، با استفاده از گزینه Add New Column می‌توانید ستون‌هایی مثل «Generic» را اضافه کنید تا منابع عمومی را مشخص نمایید.
گام هشتم: تخصیص منابع به وظایف
حالا که منابع پروژه را تعریف کرده‌اید، وقت آن است که آن‌ها را به وظایف اختصاص دهید تا مشخص شود چه کسی یا چه چیزی روی هر بخش از پروژه کار خواهد کرد.
برای این کار ابتدا به نمای Gantt Chart برگردید (از طریق تب View و انتخاب گزینه Gantt Chart). سپس به یکی از روش‌های زیر منابع را به وظایف اختصاص دهید:
- ورود مستقیم در ستون Resource Name در جدول وظایف
- استفاده از دکمه Assign Resources در تب Resource
- نمای جزئیات (Task Form): از تب View، گزینه Details را فعال کنید. فرم جزئیات زیر جدول وظایف ظاهر می‌شود و می‌توانید منابع را در زمینه هر وظیفه به‌صورت دقیق‌تر تخصیص دهید.
با اختصاص منابع، مایکروسافت پراجکت حجم کار (Work) را به‌صورت خودکار محاسبه می‌کند. این محاسبه براساس فرمول زیر انجام می‌شود:
Work = Duration × Units × Hours per Day
مثال: اگر مدت زمان یک وظیفه ۵ روز باشد، ساعات کاری روزانه ۸ ساعت و منبع مورد نظر ۱۰۰٪ در دسترس باشد، حجم کار به‌صورت زیر محاسبه می‌شود:
۵ × ۱ × ۸ = ۴۰ ساعت کاری
این محاسبه به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید منابع بیش‌ازحد یا کمتر از ظرفیت‌شان درگیر نشده‌اند.
گام نهم: استفاده از دِد‌لاین
به‌جای اینکه برای وظایف یا مایلستون‌ها تاریخ پایان ثابتی تعیین کنید، بهتر است از Deadline استفاده کنید. دد‌لاین باعث نمی‌شود وظیفه قفل شود یا از منطق زمانی پروژه خارج شود، اما در صورت عقب‌افتادن کار، نرم افزار با یک هشدار در ستون Indicator به شما اطلاع می‌دهد که زمان‌بندی پروژه در معرض خطر است.
برای تعیین دد‌لاین می‌توانید:
- ستون Deadline را به جدول اضافه کرده و تاریخ را وارد کنید.
- روی وظیفه دابل‌کلیک کرده و در پنجره Task Information، تب Advanced، تاریخ دد‌لاین را مشخص کنید.
گام دهم: ثبت خط مبنا (Baseline)
برای مقایسه وضعیت واقعی پروژه با برنامه‌ریزی اولیه، باید یک Baseline تعریف کنید. مایکروسافت پراجکت این امکان را می‌دهد تا وضعیت فعلی برنامه‌ریزی (شامل زمان، هزینه و حجم کار) ذخیره شود و بعداً با وضعیت اجرایی مقایسه گردد.
برای این کار، از مسیر Project > Set Baseline استفاده کرده و گزینه مورد نظر را انتخاب کنید. با فعال‌سازی نمای Tracking Gantt نیز می‌توانید تفاوت‌ها را به‌صورت تصویری مشاهده کنید.
گام یازدهم: نمایش خلاصه پروژه
برای مدیریت بهتر تیم و داشتن دید کلی از کل پروژه، بهتر است «خلاصه پروژه» یا Project Summary Task را فعال کنید.
با فعال‌کردن این گزینه، یک ردیف به شماره صفر اضافه می‌شود که اطلاعات مهمی مثل تاریخ شروع، پایان، مدت زمان، حجم کار و هزینه کل پروژه را نشان می‌دهد.
این امکان به شما کمک می‌کند بدون نیاز به محاسبات دستی، همیشه نمای کلی پروژه را داشته باشید. این محاسبه درست مانند خلاصه وظایف (Summary Tasks) است، با این تفاوت که شامل تمام وظایف پروژه می‌شود.
برای نمایش خلاصه پروژه، به تب Gantt Chart Format بروید و گزینه Project Summary Task را در بخش Show/Hide فعال کنید.
معرفی نرم افزار جایگزین Microsoft Project
نرم افزار Microsoft Project ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژه است، اما برای کاربران ایرانی با چالش‌هایی مانند رابط کاربری انگلیسی، هزینه بالا و عدم پشتیبانی از تقویم شمسی همراه است. این نرم افزار، نسخه رایگان ندارد و خرید آن برای کسب‌وکارهای کوچک مقرون‌به‌صرفه نیست.
یکی از نرم افزارهای بومی جایگزین Microsoft Project، نرم افزار تسکامون است. این نرم افزار مدیریت پروژه فارسی دارای مزایای زیر در مقایسه با ماکروسافت پروجکت است:
- رابط کاربری کاملاً فارسی: طراحی ساده و روان به زبان فارسی، استفاده را برای همه آسان می‌کند.
- پشتیبانی از تقویم شمسی: همگام با تقویم رسمی ایران برای برنامه‌ریزی دقیق و بی‌دردسر.
- رایگان و آنلاین: بدون نیاز به نصب یا پرداخت هزینه، قابلیت‌های پایه در دسترس شماست. خرید اشتراک پرمیوم نیز با هزینه کمی امکان‌پذیر است.
- امکانات حرفه‌ای: مدیریت وظایف، زمان‌بندی پروژه، تخصیص منابع، گزارش‌گیری پیشرفته و رصد پیشرفت پروژه با دقت بالا.
- امکان شخصی‌سازی: تسکامون به‌راحتی برای کسب‌وکارها با مقیاس و ویژگی‌های خاص، قابل شخصی‌سازی است.
تسکامون انتخابی هوشمندانه برای کسب‌وکارهای ایرانی است که می‌خواهند مدیریت پروژه‌ای ساده، مقرون‌به‌صرفه و بومی داشته باشند.
