همه پروژه‌ها با ریسک همراه هستند، اما ریسک آن‌ها همیشه یکسان نیستند. این ریسک‌ها می‌توانند روی پروژه تاثیر منفی بگذارند و به همین دلیل داشتن یک فرآیند مدیریت ریسک ضروری است.
فرآیند مدیریت ریسک شامل شناسایی ریسک، ارزیابی آن، کاهش اثرات و پایش مداوم است. برای ارزیابی ریسک می‌توانید از «ماتریس ریسک» (ماتریس احتمال اثر) استفاده کنید. ما در این مقاله این ماتریس را معرفی کرده و روش استفاده از آن را به شما یاد می‌دهیم. این ماتریس یکی از ابزار مدیریت پروژه محسوب شده و می‌تواند در بهبود روند پروژه‌ها به مدیر کمک کند.
ماتریس ریسک چیست؟
ماتریس ریسک (risk matrix ) ابزاری بصری است که مدیران پروژه برای ارزیابی میزان تأثیر یک ریسک روی پروژه‌شان از آن استفاده می‌کنند. این ماتریس به‌شکل جدولی است که احتمال وقوع ریسک در سمت چپ و شدت اثر آن در بالای جدول مشخص شده است.
این ابزار مدیریت ریسک به‌دلیل اهمیت بالایی که دارد، در طول سال‌ها با نام‌های مختلفی شناخته شده است، برخی از این نام‌ها را در قسمت پایین می‌بینید.
- ماتریس ارزیابی ریسک
- جدول مدیریت ریسک
- ماتریس کنترل ریسک
- ماتریس تحلیل ریسک
- ماتریس درجه‌بندی ریسک
- ماتریس احتمال و تأثیر
- ماتریس احتمال اثر
- ماتریس احتمال و اثر ریسک
- جدول احتمال وقوع ریسک
با اینکه نام‌های متفاوتی برای آن استفاده می‌شود، عملکرد ماتریس ریسک یکی است؛ این ابزار به شما کمک می‌کند ریسک‌ها را اولویت‌بندی کرده، چهارچوبی برای پاسخ سریع ایجاد کنید و استراتژی‌هایی برای کاهش تأثیر ریسک‌های با احتمال و اثر بالا طراحی کنید.
چرا استفاده از ماتریس ریسک اهمیت دارد؟
ارزیابی ریسک یکی از مهم‌ترین مراحل مدیریت ریسک پروژه است، چرا که در این مرحله ریسک‌هایی که قبلاً شناسایی شده‌اند، اولویت‌بندی می‌شوند. این جدول، توجه مدیر پروژه را بر روی ریسک‌هایی متمرکز می‌کند که با احتمال بیشتری روی زمان، هزینه و دامنه پروژه اثر می‌گذارند. علاوه‌بر این، ماتریس ریسک این فرصت را فراهم می‌کند که مدیر پروژه طرح‌هایی برای کاهش اثر ریسک‌هایی که احتمال وقوع بالاتری دارند، آماده کند.
به‌عبارت دیگر، استفاده از ماتریس احتمال اثر کلید ایجاد یک استراتژی کاهش ریسک مؤثر است.
انواع ماتریس ریسک
ماتریس‌های ریسک انواع مختلفی دارند و هرکدام برای هدف یا شرایط خاصی در مدیریت ریسک استفاده می‌شوند. در ادامه چند نمونه رایج را آورده‌ایم.
ماتریس ریسک ۳×۳
این ماتریس که به آن ماتریس ریسک پایه هم گفته می‌شود، شامل یک جدول ۳ در ۳ است و ریسک‌ها را براساس احتمال وقوع و شدت اثر دسته‌بندی می‌کند. این نوع ماتریس برای پروژه‌های ساده مناسب است، وقتی که تنها یک دید کلی از سطح ریسک‌ها کافی است.
ماتریس ریسک ۵×۵
این ماتریس شامل یک جدول ۵ در ۵ است که پنج سطح برای احتمال و پنج سطح برای شدت اثر دارد، مانند: نادر، بعید، ممکن، محتمل و تقریباً قطعی. این نوع ماتریس دید دقیق‌تری نسبت به ریسک‌ها ارائه می‌دهد و برای پروژه‌های بزرگ یا پیچیده مناسب است.
در ادامه نمونه ماتریس ریسک 5 در 5 آورده شده است:
| احتمال وقوع / پیامدها | جزئی / ناچیز | کم / خفیف | متوسط / معتدل | بسیار بالا / عمده | حیاتی / بحرانی |
| نادر | کم (پذیرش یا مدیریت عادی) | کم (پذیرش یا مدیریت عادی) | کم (پذیرش یا مدیریت عادی) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | بالا (بازنگری فصلی مدیریت ارشد) |
| بعید | کم (پذیرش یا مدیریت عادی) | کم (پذیرش یا مدیریت عادی) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | بالا (بازنگری فصلی مدیریت ارشد) |
| ممکن | کم (پذیرش یا مدیریت عادی) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | بالا (بازنگری فصلی مدیریت ارشد) | بالا (بازنگری فصلی مدیریت ارشد) |
| محتمل | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | بالا (بازنگری فصلی مدیریت ارشد) | بالا (بازنگری فصلی مدیریت ارشد) | بسیار شدید (بازنگری ماهانه مدیریت ارشد) |
| تقریبا حتمی | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) | متوسط (تعیین مسئولیت و اقدام) |
چگونه ماتریس احتمال اثر بسازیم؟
برای ایجاد یک ماتریس ریسک، این چهار مرحله را دنبال کنید و در طول چرخه عمر پروژه، مرتب آن را بازبینی و اصلاح کنید:
مرحله اول: شناسایی ریسک‌ها
کل پروژه را بررسی کرده و با تیم خود درباره مواردی که ممکن است پروژه را تحت تأثیر قرار دهند، گفت‌وگو کنید. از داده‌های تاریخی پروژه‌های گذشته نیز کمک بگیرید. پس از استخراج ریسک‌ها، آن‌ها را به چهار دسته تقسیم کنید: استراتژیک، عملیاتی، مالی و خارجی.
مرحله دوم: تعیین احتمال وقوع و اثر
پس از شناسایی ریسک‌ها، احتمال وقوع و شدت اثر آن‌ها را مشخص کرده و برای هریک معیار تعیین کنید. این معیارها به شما کمک می‌کنند ریسک‌ها را به‌درستی در ماتریس قرار دهید. نظرات تیم را نیز در نظر بگیرید.
مرحله سوم: ارزیابی ریسک
ریسک‌ها را براساس معیارهای تعیین‌شده فوق تحلیل کنید. این ارزیابی معمولاً در سه سطح انجام می‌شود: بالا، متوسط یا پایین. برای مثال، اگر احتمال وقوع بالا و شدت اثر زیاد باشد، ریسک بالا است. در جدول زیر می‌توانید شیوه مشخص‌کردن ریسک را ببینید:
| احتمال وقوع | اثر | سطح ریسک |
| زیاد | عمده | بالا |
| ممکن | عمده | بالا |
| بعید | بحرانی | بالا |
| ممکن | متوسط | متوسط |
مرحله چهارم: اولویت‌بندی ریسک‌ها
حالا ریسک‌هایی که بیشترین تهدید را برای موفقیت پروژه دارند، اولویت‌بندی کنید. این مرحله اولین گام برای طراحی برنامه ارزیابی ریسک و تصمیم‌گیری در صورت وقوع ریسک‌ها است.
مثال ماتریس ریسک
برای درک بهتر جدول احتمال وقوع ریسک مثالی می‌زنیم.
فرض کنید یک شرکت ساختمانی، پروژه‌ای برای ساخت یک ساختمان اداری در یک منطقه شهری دارد. تیم پروژه از ماتریس ریسک ۵×۵ استفاده می‌کنند تا ریسک‌های مختلف را شناسایی کنند.
۱. مرحله شناسایی ریسک‌ها
ریسک‌های شناسایی‌شده شامل تأخیرات ناشی از شرایط جوی، کمبود نیروی کار، مسائل قانونی و مقرراتی، افزایش بودجه و اختلال در زنجیره تأمین هستند.
- عملیاتی: مشکلات اجرایی (مثلاً کمبود نیروی کار یا تأخیر در تحویل مصالح)
- مالی: ریسک‌های مرتبط با بودجه (مثلاً افزایش هزینه مصالح یا هزینه نیروی کار)
- خارجی: ریسک‌های محیطی و خارجی (مثلاً شرایط جوی نامساعد یا اختلال در زنجیره تأمین)
۲. تعیین معیارهای ریسک
تیم در این مرحله احتمال و شدت هرکدام از ریسک‌ها را مشخص می‌کند:
- تأخیرات جوی: احتمال زیاد، اثر عمده
- کمبود نیروی کار: احتمال ممکن، اثر عمده
- مسائل قانونی: احتمال بعید، اثر بحرانی
- افزایش بودجه: احتمال ممکن، اثر متوسط
- اختلال در زنجیره تأمین: احتمال بعید، اثر متوسط
۳. ارزیابی ریسک
حالا تیم هر ریسک را براساس معیارهای تعیین‌شده تحلیل کرده و سطح آن را در سه دسته بالا، متوسط یا پایین قرار می‌دهد.
- تأخیرات جوی: ریسک بالا
- کمبود نیروی کار: ریسک بالا
- مسائل قانونی: ریسک بالا
- افزایش بودجه: ریسک متوسط
- اختلال در زنجیره تأمین: ریسک کم
| ریسک | احتمال وقوع | اثر | سطح ریسک |
| تأخیرات جوی | زیاد | عمده | بالا |
| کمبود نیروی کار | ممکن | عمده | بالا |
| مسائل قانونی | بعید | بحرانی | بحرانی |
| افزایش بودجه | ممکن | متوسط | متوسط |
۴. اولویت‌بندی ریسک‌ها
در این مرحله، تیم ریسک‌ها را براساس خطرناک‌بودن برای موفقیت پروژه اولویت‌بندی می‌کنند.
- مسائل قانونی: بیشترین اولویت (ریسک بحرانی)
- تأخیرات جوی و کمبود نیروی کار: اولویت بالا
- اختلال در زنجیره تأمین: اولویت متوسط
| احتمال ↓ \ اثر → | کم | متوسط | عمده | بحرانی | فاجعه‌بار |
| نادر (بعید) | – | – | – | مسائل قانونی | – |
| کم (ممکن) | – | افزایش بودجه | کمبود نیروی کار | – | – |
| متوسط (محتمل) | – | – | – | – | – |
| زیاد (احتمال زیاد) | – | – | تأخیرات جوی | – | – |
با استفاده از این ماتریس، تیم پروژه می‌تواند ریسک‌ها را به‌خوبی تجسم، اولویت‌بندی و مدیریت کند. این کار به تیم امکان می‌دهد روی ریسک‌های حیاتی تمرکز کند، منابع را بهینه تخصیص دهد و استراتژی جامعی برای کاهش اثر ریسک‌ها طراحی کند، که در نهایت شانس تحویل موفق پروژه به‌موقع و حفظ سود شرکت را افزایش می‌دهد.
فواید ماتریس احتمال اثر
فواید ماتریس احتمال اثر شامل موارد زیر است:
- تصویر واضح از ریسک‌ها: ماتریس، ریسک‌ها را به‌صورت بصری نشان می‌دهد و کمک می‌کند تیم پروژه به‌سرعت ریسک‌های حیاتی را شناسایی کند.
- اولویت‌بندی ریسک‌ها: با ترکیب احتمال وقوع و شدت اثر، ریسک‌ها قابل اولویت‌بندی هستند و منابع می‌توانند به مهم‌ترین ریسک‌ها اختصاص یابند.
- پشتیبانی از تصمیم‌گیری بهتر: با دید روشن نسبت به ریسک‌ها، تیم می‌تواند استراتژی‌های کاهش اثر ریسک‌ها را برنامه‌ریزی کند.
- قابلیت استفاده در پروژه‌های مختلف: چه پروژه ساده باشد و چه پیچیده، ماتریس به‌راحتی قابل تطبیق و به‌کارگیری است.
- افزایش هماهنگی تیم: همه اعضای تیم می‌توانند درک مشترکی از ریسک‌ها داشته باشند و درباره اقدامات مقابله‌ای تصمیم‌گیری کنند.
محدودیت‌های ماتریس احتمال اثر
محدودیت‌های ماتریس احتمال اثر شامل موارد زیر است:
- ارزیابی کیفی محدود: ماتریس معمولاً براساس قضاوت و تجربه است و تحلیل دقیق عددی ارائه نمی‌دهد.
- پیچیدگی برای ریسک‌های زیاد: در پروژه‌های بسیار بزرگ با ریسک‌های متعدد، ماتریس ممکن است شلوغ و برای تفسیر دشوار شود.
- تأثیرگذاری نسبی احتمال و اثر: وزن‌دهی به احتمال و شدت اثر ممکن است ذهنی باشد و باعث اختلاف نظر تیم شود.
- عدم پیش‌بینی تغییرات پویا: ماتریس ثابت است و نمی‌تواند تغییر سریع شرایط پروژه یا ظهور ریسک‌های جدید را به‌طور خودکار نشان دهد.
- نیاز به بازبینی مداوم: برای اینکه موثر باشد، باید مرتب به‌روزرسانی و بازبینی شود، در غیر این صورت اطلاعات قدیمی ممکن است تصمیم‌گیری را تحت تأثیر قرار دهد.
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیریت ریسک‌ها
نرم افزار مدیریت پروژه امکان ثبت و پیشگیری و مدیریت همه ریسک‌ها را ندارد. اما با تخصیص وظایف، بودجه‌بندی و تقسیم کارها، امکان مدیریت بسیاری از ریسک‌ها با این نرم افزار فراهم است. برای مثال، این نرم افزارها امکانات زیر را در مدیریت ریسک فراهم می‌کنند:
- تخصیص وظایف برای پیشگیری ریسک‌ها: تیم‌ها یا افراد مشخصی برای پیگیری ریسک‌ها و مدیریت آن‌ها ایجاد شده و وظایف به آن‌ها اختصاص داده شود.
- محاسبه و کنترل هزینه‌ها: برای ریسک‌هایی مانند افزایش بودجه یا کمبود مصالح، نرم افزار امکان محاسبه دقیق هزینه‌ها و برنامه‌ریزی بودجه برای اقدامات مقابله‌ای را فراهم می‌کند.
- تخصیص و مدیریت نیروی کاری: برای ریسک کمبود نیروی کار، می‌توان شیفت‌ها و وظایف را بین اعضای تیم تقسیم کرد و بار کاری را بهینه کرد تا پروژه با کمترین تأخیر پیش برود.
با این روش، نرم افزار مدیریت پروژه کمک می‌کند ریسک‌ها شفاف و قابل کنترل شوند، اقدامات لازم به‌موقع انجام شوند و منابع به‌شکل بهینه تخصیص یابند.
خلاصه مقاله
ماتریس ریسک یا ماتریس احتمال و اثر ابزاری بصری برای ارزیابی و اولویت‌بندی ریسک‌های پروژه است. با مشخص‌کردن احتمال وقوع و شدت اثر هر ریسک، تیم پروژه می‌تواند تصمیم‌گیری‌های مؤثرتری داشته باشد و استراتژی‌های کاهش ریسک را طراحی کند. ماتریس‌های رایج شامل ۳×۳ برای پروژه‌های ساده و ۵×۵ برای پروژه‌های بزرگ‌تر و پیچیده هستند. مراحل استفاده از ماتریس شامل شناسایی ریسک‌ها، تعیین احتمال و اثر، ارزیابی و اولویت‌بندی است. این ابزار مزایایی مانند تصویر واضح ریسک‌ها، اولویت‌بندی، هماهنگی تیم و تصمیم‌گیری بهتر دارد، اما محدودیت‌هایی نیز دارد. نرم افزار مدیریت پروژه با تخصیص وظایف، بودجه‌بندی و تقسیم کار، مدیریت عملی ریسک‌ها را ممکن می‌کند.
