برترین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی موفقیت پروژه‌ها

حتی اگر همیشه حواستان به پروژه باشد و از نمودار گانت و نرم‌افرار مدیریت پروژه مناسب هم استفاده کنید، ممکن است باز هم نتوانید به‌عنوان مدیر پروژه به‌درستی، سلامت وضعیت را ارزیابی کنید. آیا در مسیر درستی پیش می‌روید یا به‌سمت شکست حرکت می‌کنید؟ آیا واقعاً در حال ایجاد ارزش هستید یا فقط وظایف را یکی‌یکی انجام می‌دهید؟

اگر این پرسش‌ها برایتان آشناست، جای درستی آمده‌اید. در این مقاله قرار است مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را بررسی کنیم؛ شاخص‌هایی که نقش قطب‌نما، سیستم هشدار اولیه و کارنامه عملکرد را هم‌زمان ایفا می‌کنند. این معیارها به شما کمک می‌کنند پروژه را در محدوده بودجه، زمان و اهداف ازپیش‌تعیین‌شده نگه دارید.

KPI یا شاخص‌های کلیدی عملکرد پروژه چیست؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد (key performance indicators) که به‌شکل مختصر به آن‌ها KPI گفته می‌شود، مجموعه‌ای از معیارهای قابل‌ اندازه‌گیری هستند که برای ارزیابی روند پیشرفت یک پروژه در طول زمان به‌کار می‌روند.

این شاخص‌ها به شما کمک می‌کنند تا روندها را شناسایی کرده، پیشرفت را زیر نظر بگیرید و تصمیم‌های آگاهانه‌تری درباره مدیریت و کنترل پروژه و مسیر آن بگیرید. به‌جای تکیه بر احساس و حدس، این KPIها شواهد واقعی و قابل سنجش از وضعیت پروژه در اختیارتان قرار می‌دهند.

برترین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) چه ویژگی‌هایی دارند؟

برای اینکه یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) در مدیریت پروژه مؤثر و کارآمد باشد، باید ویژگی‌هایی مشخص و کاربردی داشته باشد. در ادامه، مهم‌ترین این ویژگی‌ها را آورده‌ایم.

• شفاف و قابل‌ اندازه‌گیری باشد: شاخص باید به‌گونه‌ای تعریف شود که بتوان آن را با عدد و داده واقعی سنجید، نه با برداشت‌های ذهنی.
• به‌روزرسانی منظم داشته باشد: برای اینکه نشان‌دهنده وضعیت واقعی پروژه باشد، باید به‌صورت دوره‌ای و منظم آپدیت شود.
• مرتبط و قابل‌ اقدام باشد: KPI باید به تصمیم‌گیری و اصلاح مسیر پروژه کمک کند. اگر شاخص فقط اطلاعات بدهد اما امکان عمل نداشته باشد، ارزش کمتری دارد.
• ساده و قابل‌ درک باشد: همه ذی‌نفعان پروژه (از مدیر پروژه تا سرمایه‌گذاران) باید بتوانند مفهوم شاخص را به‌راحتی درک کنند.
• متصل به عوامل حیاتی موفقیت پروژه باشد: KPI باید مستقیماً با اهداف استراتژیک پروژه و عوامل موفقیت آن در ارتباط باشد، نه صرفاً با جزئیات فرعی.

۹ شاخص کلیدی عملکرد در مدیریت پروژه

در ادامه، ۹ شاخص‌ کلیدی عملکرد در مدیریت پروژه را معرفی می‌کنیم. این شاخص‌ها به شما دید دقیق‌تری از وضعیت پروژه می‌دهند و کمک می‌کنند آن را طبق برنامه، در محدوده بودجه و در چهارچوب توافق‌شده پیش ببرید. 

۱. بازگشت سرمایه (ROI)

ROI شاخص‌ کلیدی عملکرد رایجی برای سنجش میزان سودآوری یک پروژه است؛ یعنی بررسی اینکه آیا ارزش بازگشتی پروژه، بیشتر از هزینه‌ها و تلاش‌های صرف‌شده بوده یا نه.

در مدیریت پروژه، این شاخص به شما کمک می‌کند تا ارزش مالی پروژه را بسنجید. با محاسبه ROI می‌توانید مطمئن شوید که پروژه‌های شما ارزش منابع صرف‌شده—مثل هزینه نیروی فریلنسر، طراح گرافیک یا برنامه‌نویس—را دارند. از نظر سودآوری، ROI یکی از مهم‌ترین شاخص‌های کمی است.

چگونه محاسبه کنیم؟

فرمول بازگشت سرمایه (ROI) به‌صورت زیر است:

ROI = (سود خالص ÷ کل سرمایه‌گذاری) × 100

محاسبه ROI با نرم افزار مدیریت پروژه ممکن است. اپلیکیشن‌ امکان ثبت هزینه‌ها و منابع مصرف‌شده را فراهم کرده و پیشرفت پروژه را براساس زمان‌بندی و تحویل‌ها پیگیری می‌کند. با واردکردن هزینه‌های واقعی پروژه (مثل دستمزدها، خریدها و هزینه‌های مرتبط) و مقایسه آن با ارزش یا درآمدی که پروژه ایجاد کرده، می‌توانید ROI را به‌صورت دقیق محاسبه کنید.

۲. انحراف بودجه (Budget Variance)

انحراف بودجه که گاهی به آن انحراف هزینه هم گفته می‌شود، اختلاف بین بودجه پیش‌بینی‌شده پروژه و هزینه واقعی انجام‌شده است و یکی از شاخص‌‌های کلیدی عملکرد پروژه است.

مثلاً اگر پیش‌بینی کرده‌اید پروژه ۵۰ میلیون تومان هزینه دارد، اما واقعاً ۷۵ میلیون تومان خرج شده، این انحراف بودجه است. فهمیدن این شاخص کلیدی عملکرد، اولین قدم برای تشخیص این موضوع است که کجای پروژه اشتباه یا درست پیش رفته و چطور در برنامه‌ریزی‌های بعدی آن را اصلاح کنید.

چگونه محاسبه کنیم؟

فرمول انحراف بودجه (Budget Variance) به‌صورت زیر است:

Budget Variance بودجه برنامه‌ریزی‌شده – هزینه واقعی=

محاسبه انحراف بودجه نیز با نرم افزار مدیریت پروژه، ممکن است. این اپلیکیش‌ها معمولاً امکان ثبت بودجه اولیه و هزینه‌های واقعی را دارد و با گزارش‌های مالی به شما نشان می‌دهد انحراف بودجه چقدر است و کدام بخش‌ها بیشتر هزینه‌بر بوده‌اند.

۳. شاخص عملکرد هزینه (Cost Performance Index – CPI)

CPI مثل نمره‌ای است که نشان می‌دهد چقدر بودجه‌تان را درست خرج کرده‌اید. این شاخص‌ کلیدی عملکرد نسبت ارزش کسب‌شده (ارزش کاری که انجام شده) به هزینه واقعی پرداخت‌شده است.

اگر CPI بالای ۱ باشد، یعنی پروژه بیشتر از هزینه‌اش، ارزش ایجاد کرده است که خبر خوبی است. اگر کمتر از ۱ باشد، یعنی هزینه‌ها از ارزش ایجادشده بیشتر است و این هشدار است که باید تجدیدنظر کنید.

چگونه محاسبه کنیم؟

فرمول شاخص عملکرد هزینه به‌صورت زیر است:

CPI ارزش کسب‌شده = (EV) هزینه واقعی- (AC(

برای محاسبه شاخص عملکرد هزینه (CPI) در نرم افزار مدیریت پروژه به این صورت عمل کنید:

ابتدا بودجه و فعالیت‌های پروژه را وارد نرم افزار کنید. سپس درصد پیشرفت هر فعالیت و هزینه‌های واقعی صرف‌شده را ثبت کنید. نرم افزار به‌صورت خودکار ارزش کسب‌شده (EV) و هزینه واقعی (AC) را محاسبه می‌کند و با تقسیم EV بر AC، شاخص CPI را در گزارش‌ها نمایش می‌دهد.

۴. ارزش برنامه‌ریزی‌شده (Planned Value – PV)

ارزش برنامه‌ریزی‌شده، یا PV، مثل نقشه راه پروژه است که نشان می‌دهد چه میزان از کار باید تا یک تاریخ مشخص انجام شده باشد. این شاخص کلیدی عملکرد برابر است با مجموع بودجه‌ای که برای انجام کارهای برنامه‌ریزی‌شده تا تاریخ مشخص تخصیص داده شده است.

چگونه محاسبه کنیم؟

فرمول ساده‌شده ارزش برنامه‌ریزی‌شده به‌شکل زیر است:

PV= بودجه کل × درصد پیشرفت برنامه‌ریزی‌شده تا آن تاریخ

نرم افزارهای مدیریت پروژه معمولاً امکان برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کارها را دارند و PV را به‌صورت گرافیکی و عددی در گزارش‌ها نشان می‌دهند.

۵. ظرفیت منابع (Resource Capacity)

ظرفیت منابع یعنی میزان واقعی کاری که تیم شما در یک بازه زمانی مشخص می‌تواند انجام دهد. این شاخص‌ کلیدی عملکرد شبیه‌دانستن فضای یک کوله‌پشتی، قبل از چیدن وسایل در آن است.

دانستن ظرفیت منابع، کمک می‌کند تا مطمئن شوید هیچ‌کسی بیش‌از‌حد بار کاری ندارد و منابع انسانی به‌درستی تخصیص یافته‌اند تا بهره‌وری، بالا بماند.

چگونه محاسبه کنیم؟

فرمول ساده‌شده ظرفیت منابع به‌شکل زیر است:

Resource Capacity = تعداد ساعات کاری قابل استفاده × تعداد اعضای تیم

برای محاسبه این شاخص کلیدی عملکرد در نرم افزار مدیریت پروژه، می‌توانید ظرفیت هر عضو تیم یا هر گروه را براساس ساعات کاری در روز، هفته یا ماه تعریف کنید. سپس کارها و وظایف را به افراد تخصیص دهید تا نرم افزار میزان بار کاری (Workload) هر فرد را محاسبه ‌کند. این امکان به شما اجازه می‌دهد تا ببینید چه کسی بیش‌ازحد مشغول است و چه کسی ظرفیت خالی دارد، و براساس آن توزیع کار را تنظیم کنید.

همچنین، می‌توانید گزارش‌های بار کاری و ظرفیت منابع را به‌صورت گرافیکی مشاهده کنید تا در زمان‌بندی و تخصیص منابع تصمیمات بهتری بگیرید.

۶. زمان چرخه (Cycle Time)

زمان چرخه مثل کرنومتر برای یک کار یا مجموعه‌ای از کارها است که مدت‌زمان انجام آن‌ها را از شروع تا پایان اندازه می‌گیرد. با نظارت بر زمان چرخه، می‌توانید سرعت تیم را بسنجید و نقاط کندتر را شناسایی کنید تا در صورت امکان آن‌ها را بهبود دهید.

چگونه محاسبه کنیم؟

فرمول چرخه زمان به‌شکل زیر است:

Cycle Time = زمان پایان کار − زمان شروع کار

نرم افزارهای مدیریت پروژه معمولاً با ثبت تاریخ شروع و پایان هر تسک، زمان چرخه را محاسبه و گزارش می‌کنند.

۷. ارزش کسب‌شده (Earned Value – EV)

ارزش کسب‌شده یا EV، یعنی بودجه تخصیص‌داده شده به بخش‌های انجام‌شده تا آن لحظه و یک شاخص کلیدی عملکرد مهم است. این مقدار EV در گزارش‌ها و نمودارهای مدیریت پروژه قابل مشاهده است و به شما دید دقیقی از پیشرفت واقعی پروژه نسبت به برنامه می‌دهد. بررسی منظم EV کمک می‌کند پروژه را کنترل کنید که در محدوده بودجه و زمان باشد.

چگونه محاسبه کنیم؟

فرمول ارزش کسب‌شده به‌شکل زیر است:

EV = درصد پیشرفت × بودجه کل تسک یا فعالیت

برنامه‌های مدیریت و کنترل پروژه، معمولا این محاسبه را انجام می‌دهند.

۸. شاخص عملکرد زمان‌بندی (Schedule Performance Index – SPI)

SPI نسبت ارزش کسب‌شده (EV) به ارزش برنامه‌ریزی‌شده (PV) است و نشان می‌دهد چقدر در استفاده از زمان برنامه‌ریزی‌شده موفق بوده‌اید. اگر مقدار SPI بیشتر از ۱ باشد، یعنی جلوتر از برنامه حرکت می‌کنید و اگر کمتر از ۱ باشد، یعنی عقب‌تر از زمان‌بندی قرار دارید.

چگونه محاسبه کنیم؟

فرمول شاخص عملکرد زمان‌بندی به‌شکل زیر است:

SPI = ارزش کسب‌شده (EV) ÷ ارزش برنامه‌ریزی‌شده (PV)

نرم افزار مدیریت پروژه با مقایسه ارزش کسب‌شده (EV) و ارزش برنامه‌ریزی‌شده (PV) به‌صورت خودکار SPI را محاسبه می‌کند.

۹. انحراف زمان‌بندی (Schedule Variance – SV)

انحراف زمان‌بندی نشان‌دهنده اختلاف بین ارزش کسب‌شده (EV) و ارزش برنامه‌ریزی‌شده (PV) است. این شاخص کلیدی عملکرد، مثل یک هشدار یا آلارم عمل می‌کند که به شما می‌گوید پروژه از نظر زمان‌بندی عقب‌تر یا جلوتر از برنامه است.

چگونه محاسبه کنیم؟

فرمول انحراف زمان‌بندی به‌شکل زیر است:

SV = ارزش کسب‌شده (EV) − ارزش برنامه‌ریزی‌شده (PV)

نرم افزارهای مدیریت پروژه به‌طور خودکار شاخص کلیدی عملکرد انحراف زمان‌بندی را با کسر PV از EV محاسبه می‌کنند.

سخن آخر

به یاد داشته باشید که هیچ شاخص کلیدی عملکردی به‌تنهایی کامل نیست و باید شاخص‌ها را متناسب با اهداف پروژه و نتایجی که می‌خواهید به آن برسید انتخاب کنید. نرم افزار مدیریت پروژه ابزار قدرتمندی است که به کمک آن می‌توانید این شاخص‌ها را به‌صورت دقیق اندازه‌گیری، تحلیل و کنترل کنید.

https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/kpis-for-project-management