مدیریت پروژه بدون برنامه‌ریزی دقیق، ابزارهای مناسب و نظارت مداوم بر وظایف، معمولا به سردرگمی‌های جدی منجر می‌شود. یکی از ابزارهای بصری که می‌تواند این مشکل را به‌طور چشمگیری برطرف کند، نمودار گانت است. زمانی که این چارت در بستر یک نرم افزار مدیریت پروژه به‌کار گرفته می‌شود، مدیران و اعضای تیم بهره‌وری آن بیشتر شده و به‌شکل هم‌زمان با تغییرات پروژه به‌طور خودکار عوض می‌شود. این قابلیت، هماهنگی تیم را افزایش داده و تصمیم‌گیری در شرایط بحرانی را آسان‌تر می‌کند. ما در این مقاله لزوم استفاده از نمودار گانت در نرم افزار مدیریت پروژه را بررسی کرده و نرم‌افزارهایی که شامل آن هستند را معرفی می‌کنیم.
نمودار گانت (گانت چارت) چیست؟
نمودار گانت (گانت چارت) یک جدول زمان‌بندی تصویری است که نشان می‌دهد هر کار پروژه چه زمانی شروع می‌شود، چه مدت طول می‌کشد و در چه تاریخی باید تمام شود. در این نمودار، کارها به‌شکل خط‌های افقی روی یک خط زمان نمایش داده می‌شوند.
طول نوار نشان‌دهنده مدت زمان انجام آن کار است و اول و آخر آن، روی محور افقی، زمان را نشان می‌دهند. یکی از ویژگی‌های مهم نمودار گانت، نمایش ارتباط بین وظایف است. یعنی اگر کاری وابسته به پایان‌یافتن کار دیگری باشد، این ارتباط با یک خط یا فلش نمایش داده می‌شود. همین قابلیت کمک می‌کند تیم پروژه بدانند چه وظایفی باید قبل یا بعد از هم انجام شوند.
در نتیجه، مدیر و اعضای تیم می‌توانند با یک نگاه بفهمند چه کاری در حال انجام است، چه چیزی عقب افتاده یا چه وظایفی باید در آینده انجام شود.
اهمیت نمودار گانت در مدیریت پروژه
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در مدیریت پروژه دورکار و حضوری این است که اعضای تیم و مدیر پروژه بتوانند با یک نگاه، تصویر روشنی از وضعیت کارها داشته باشند. استفاده از جدول‌های طولانی یا لیست‌های عددی، معمولاً باعث خستگی و سردرگمی می‌شود. در مقابل، نمودار گانت یک ابزار بصری است؛ یعنی به جای خواندن اعداد و ردیف‌های پیچیده، کافی است افراد یک نگاه به صفحه بیندازند تا بفهمند پروژه در چه مرحله‌ای قرار دارد.
این نمودار بصری موارد زیر را نشان می‌دهد:
- چه کارهایی باید انجام شوند و در چه زمانی شروع و تمام می‌شوند.
- ارتباط بین تسک‌ها چگونه است و کدام کار وابسته به کار دیگر است.
- هر وظیفه چه مقدار پیشرفت داشته و چه میزان زمان برای تکمیل آن باقی مانده است.
- چه کسی مسئول انجام هر بخش از پروژه است.
همین ویژگی‌ها باعث می‌شود این نمودار به ابزاری قدرتمند برای هماهنگی تیمی، پیشگیری از تأخیرها و تصمیم‌گیری سریع‌تر تبدیل شود.
مزایای استفاده از نمودار گانت در نرم‌افزار مدیریت پروژه
بسیاری از تیم‌ها هنوز برای مدیریت زمان‌بندی پروژه‌های خود از ابزارهایی مثل اکسل یا نرم‌افزارهای جداگانه استفاده می‌کنند. این روش‌ها اگرچه مفید هستند، اما مشکل اصلی آن‌ها این است که با کوچک‌ترین تغییر در زمان‌بندی یا وظایف، نیاز به ویرایش‌های دستی دارند و نمی‌توانند به‌صورت برخط و خودکار با تغییرات پروژه هماهنگ شوند. همین موضوع باعث اتلاف وقت، بروز خطا و ناهماهنگی میان اعضای تیم می‌شود.
در مقابل، وقتی نمودار گانت در بستر یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده می‌شود، مزایای مهمی را به‌همراه دارد. در ادامه، این مزایا را آورده‌ایم.
- هماهنگی دقیق بین وظایف: نرم‌افزار به‌طور خودکار وابستگی بین تسک‌ها را مدیریت می‌کند. وقتی یک کار تأخیر پیدا کند، تغییرات روی تمام وظایف وابسته، اعمال می‌شود و نیاز به محاسبات دستی از بین می‌رود.
- دیدگاه لحظه‌ای از پیشرفت پروژه: نمودار گانت درصد پیشرفت هر تسک را براساس اطلاعات پروژه نشان می‌دهد و مدیر پروژه می‌تواند در یک نگاه متوجه شود چه کارهایی کامل شده و چه کارهایی در خطر عقب‌افتادگی هستند.
- مدیریت منابع و افراد: نرم افزارهای مدیریت پروژه امکان تخصیص وظایف به اعضای تیم را دارند و نشان می‌دهند هر فرد در چه زمانی مسئول چه کاری است. همه این موارد به‌شکل خودکار در نمودار گانت در نرم افزار مدیریت پروژه نمایش داده می‌شود. به‌عبارت دیگر، اگر مسئول یک پروژه تغییر پیدا کرد، تغییرات فورا در نمودار گانت، بدون نیاز به تغییر دستی مشخص می‌شود.
- پیش‌بینی و برنامه‌ریزی دقیق: با تغییر زمان یا اولویت یک تسک، نمودار گانت مسیر کل پروژه را به‌روز می‌کند و کمک می‌کند تا مدیر، تصمیمات بهینه بگیرد، مثلاً جابه‌جایی منابع یا تنظیم دوباره زمان‌بندی.
- اطمینان از شفافیت و کاهش اشتباهات: با استفاده از نمودار گانت در نرم افزار مدیریت پروژه تمام تیم پروژه به یک تصویر مشترک دسترسی دارند؛ بنابراین، نیاز به پیگیری‌های مداوم و توضیحات طولانی حذف می‌شود.
کدام نرم افزارهای مدیریت پروژه دارای نمودار گانت هستند؟
برای استفاده از نمودار گانت در نرم افزار مدیریت پروژه، لازم است با نرم‌افزارهایی که برای مدیریت پروژه طراحی شده و یا این چارت یکپارچه‌سازی شده‌اند را بشناسید. در ادامه بهترین این نرم‌افزار ها را معرفی می‌کنیم.
1. ClickUp
مناسب برای تیم‌های خلاق
- دوره آزمایشی: ۱۴ روز + پلن رایگان
- قیمت: از ۷ دلار به ازای هر کاربر در ماه
- امتیاز کاربران: ۴.۷ از ۵
ClickUp یک نرم‌افزار مدیریت پروژه جامع است که مجموعه‌ای کامل از قابلیت‌ها، هزاران اتصال و امکانات سفارشی‌سازی بالا را ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار نمودار گانت در نرم‌افزار مدیریت پروژه را همراه با برد کانبان، تقویم، گفت‌وگوها و یادآورها ارائه می‌کند و رابط کاربری جذاب و کاربرپسندی دارد. حتی حالت تاریک نیز در آن موجود است. کاربران می‌توانند فضاهای مجزا برای بخش‌ها یا پروژه‌های مختلف ایجاد کنند و همیشه تصویری کامل از روند کارها داشته باشند.
ویژگی‌های شاخص و ادغام‌ها:
- نمایش‌های منعطف چندگانه برای مشاهده زمان‌بندی براساس مسئول، تاریخ سررسید، تاریخ ایجاد یا آخرین تغییر
- ردیابی زمان داخلی برای بررسی مدت انجام کارها و برنامه‌ریزی دقیق منابع
- ادغام باSlack ، HubSpot، Figma ، Loom، G Suite، Dropbox، و بیش از ۱۰۰۰ اپلیکیشن دیگر از طریق Zapier
- امکان استفاده از API عمومی برای ادغام‌های سفارشی
2. Smartsheet
مناسب به‌دلیل قابلیت‌های گردش کار خودکار
- دوره آزمایشی: ۳۰ روز
- قیمت: از ۹ دلار به ازای هر کاربر در ماه (پرداخت سالانه)
- امتیاز کاربران: ۴.۴ از ۵
Smartsheet یک پلتفرم مدیریت کار پیشرفته است که نسخه پریمیوم آن شامل نمودار گانت در نرم‌افزار مدیریت پروژه و دیگر ابزارهای مدیریت پروژه می‌شود. این نرم‌افزار امکان نمایش پروژه به‌شکل گرید، کارت یا تقویم را دارد و رابط کشیدن و رهاکردن، ساخت نمودار گانت را ساده و سریع می‌کند. در پلن رایگان ابزارهای اتوماسیون، ذخیره پیوست‌ها و داشبورد گزارش‌گیری نیز در دسترس هستند.
ویژگی‌های شاخص و ادغام‌ها:
- چند نمایش پروژه، ذخیره پیوست‌ها، گردش کار خودکار بدون نیاز به کدنویسی
- همکاری روی محتوا، مدیریت منابع و دارایی‌های دیجیتال
- مدیریت درخواست‌ها و داشبوردهای گزارش‌گیری
- ادغام با Google Workspace، Microsoft 365، Box، DocuSign، Slack، Microsoft Teams و بسیاری اپلیکیشن‌های دیگر
3.تسکامون
مناسب برای تیم‌های فارسی‌زبان با رابط کاربری بومی
- دوره آزمایشی: پلن رایگان با امکانات محدود
- قیمت: پلن‌های پرداختی سالانه با قیمت‌گذاری مناسب
تسکامون یک نرم‌افزار مدیریت پروژه ایرانی است که به‌طور خاص برای تیم‌های فارسی‌زبان طراحی شده است. این نرم‌افزار، نمودار گانت در نرم‌افزار مدیریت پروژه را به‌صورت بصری و کاربرپسند ارائه می‌دهد تا به تیم‌ها کمک کند زمان‌بندی و پیشرفت پروژه‌های خود را به‌راحتی مدیریت کنند.
ویژگی‌های شاخص و ادغام‌ها:
- رابط کاربری فارسی تسکامون به‌گونه‌ای طراحی شده است که برای تیم‌های فارسی‌زبان کاملاً قابل‌فهم و کاربرپسند باشد.
- امکان مشاهده زمان‌بندی و پیشرفت وظایف به‌صورت نمودار گانت همراه با وابستگی‌ها و زمابندی‌ها.
- امکان ایجاد و مدیریت وظایف، تعیین مسئولیت‌ها، و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها به‌صورت مرکزی.
- امکان همکاری تیمی از طریق ارسال نظرات، به‌روزرسانی وضعیت وظایف، و اشتراک‌گذاری فایل‌ها.
۴. Zoho Projects
مناسب برای تیم‌هایی که به سفارشی‌سازی نیاز دارند
- دوره آزمایشی: ۱۰ روز + پلن رایگان
- قیمت: از ۴ دلار به ازای هر کاربر در ماه (پرداخت سالانه)
- امتیاز کاربران: ۴.۲ از ۵
Zoho Projects یک نرم‌افزار مدیریت پروژه ابری است که امکان برنامه‌ریزی، پیگیری و همکاری در طول پروژه را فراهم می‌کند. نمودار گانت در نرم‌افزار مدیریت پروژه در Zoho Projects بسیار تعاملی است و به کمک رنگ‌بندی وظایف، وظایف حیاتی و وابستگی‌های آن‌ها را به وضوح نشان می‌دهد. علاوه‌بر این، نرم‌افزار هرگونه انحراف از برنامه زمان‌بندی‌شده را به‌سرعت هشدار می‌دهد.
ویژگی‌های شاخص و ادغام‌ها:
- قابلیت ذخیره و مقایسه چندین baseline برای پیگیری پیشرفت پروژه
- رنگ‌بندی نمودار گانت برای شناسایی سریع وظایف مهم
- امکان سفارشی‌سازی فیلدها، وضعیت‌ها، چیدمان و گردش کار
- ادغام با اپ‌های Zoho (Desk، Invoice)، Google، Microsoft، Slack، Dropbox و Zapier
۵. Miro
مناسب برای نمودارهای گانت بصری و جذاب
- پلن رایگان: دارد
- قیمت: از ۸ دلار به ازای هر کاربر در ماه
- امتیاز کاربران: ۴.۸ از ۵
Miro یک پلتفرم آنلاین همکاری است که برنامه‌ریزی پروژه‌ها با نمودار گانت در نرم‌افزار مدیریت پروژه را به تجربه‌ای تعاملی تبدیل می‌کند. کاربران می‌توانند وظایف را به بخش‌های کوچک تقسیم کنند، خروجی‌های مهم را ثبت کنند، وابستگی‌های پیچیده بین کارها را تعیین کنند و پیشرفت چندین تیم را در یک خط زمان واحد مشاهده نمایند.
ویژگی‌های شاخص و ادغام‌ها:
- بوم نامحدود برای رسم پروژه‌های پیچیده
- کتاب‌خانه گسترده قالب‌های آماده برای شروع سریع
- همکاری هم‌زمان تیمی و ابزارهای تعاملی مانند یادداشت‌های چسبان و رأی‌گیری
- ادغام با Slack، Dropbox، Notion، Confluence، Asana، Monday.com، Google Calendar، Trello و JIRA
نرم‌افزارهای ذکرشده، تنها چند نمونه از اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه هستند که گانت چارت را در خود جای داده‌اند. اگر پروژ‌های شما پیچیده است و یا نیاز زیادی به بازیابی اطلاعات به‌شکل بصری دارید، استفاده از این نرم‌افزارها می‌تواند تفاوت زیادی در نتایج ایجاد کند. وجود نمودار گانت در نرم افزار مدیریت پروژه، یکی از نشانه‌های کاربرپسند بودن و امکان استفاده راحت از نرم‌افزار است.
https://thedigitalprojectmanager.com/tools/free-gantt-chart-software
