حتی دقیق‌ترین برنامه‌ها هم، اگر با مدیریت زمان و برنامه‌ریزی ضعیف همراه باشند، به‌راحتی شکست می‌خورند. به همین دلیل هم در کنترل پروژه که منابع محدود، انتظارات بالا و مهلت‌های فشرده در هم تنیده شده‌اند، مدیریت زمان ستون اصلی موفقیت پروژه است.
ما در مقاله « مدیریت زمان در پروژه» به‌طور کامل به تمام جنبه‌های مدیریت زمان پروژه پرداختیم. در تکمیل مباحث قبلی، در این مقاله، به 12 ترفند می‌پردازیم که با کمک آن‌ها می‌توانید صرفه‌جویی زیادی در زمان پروژه کرده و آن را به‌موقع به پایان برسانید.
این ترفندهای مدیریت زمان در کنترل پروژه می‌توانند توسط مدیر پروژه و یا هرکدام از کارمندان به کار گرفته شوند. به‌عبارت دیگر، آن‌ها بخشی از آموزش کنترل پروژه هستند.
۱. قفل‌کردن بازه‌های زمانی بدون مسامحه (Non-Negotiable Time Blocking for Deep Work)
برای اجرای وظایف حیاتی پروژه، لازم است بازه‌های زمانی مشخصی (معمولاً ۹۰ دقیقه‌ای) در تقویم کاری قفل شوند. این بازه‌ها باید همانند جلسات رسمی در تقویم ثبت گردند و از تخصیص زمان آن‌ها به جلسات، هماهنگی‌ها یا ارتباطات جانبی پرهیز شود. معنای قفل‌کردن این زمان‌ها این است که به هیچ وجه نباید به کار دیگری اختصاص داده شوند و یا در مورد آن‌ها مسامحه گردد. برای اجرای این راهکار مدیریت زمان در کنترل پروژه مراحل زیر را دنبال کنید.
- پربازده‌ترین زمان‌های خود را شناسایی کنید
- مهم‌ترین و دشوارترین وظایف را مشخص کنید
- آن زمان را به کار مورد نظر اختصاص داده و به هیچ وجه آن را تغییر ندهید.
- تصمیم خود را به دیگران اطلاع دهید تا در آن بازه مزاحم شما نشوند.
- عوامل حواس‌پرتی مانند اعلان‌ها را حذف کرده و یک فضای کاری آرام ایجاد کنید.
۲. شروع با کارهای دو دقیقه‌ای (Start with Two-Minute Tasks)
شروع با کارهای دو دقیقه‌ای براساس قانون دو دقیقه‌ای (The two-minute rule) است؛ اصلی که توسط دیوید آلن در کتابش «انجام کارها» نوشته شده و بیان می‌کند که اگر کاری را می‌توان در دو دقیقه یا کمتر انجام داد، باید فوراً انجام داد.
برای مدیریت زمان در کنترل پروژه بهتر است در آغاز روز کاری، ابتدا وظایفی که انجام آن‌ها کمتر از دو دقیقه زمان می‌برد، به‌سرعت انجام دهید. پاک‌سازی ذهن از این کارهای کوتاه ولی متعدد، فضای روانی لازم برای پرداختن به وظایف پیچیده‌تر را فراهم کرده و احساس پیشرفت فوری ایجاد می‌کند.
این قانون بر وظایفی تمرکز دارد که می‌توان در عرض چند دقیقه انجام داد، مانند پاسخ‌دادن به یک ایمیل کوتاه، شستن یک ظرف یا به‌روزرسانی یک ورودی ساده در یک صفحه گسترده.
۳. تکنیک «نیمه تمام ممنوع» (No Half-Done Rule)
رهاکردن وظایف در حالت نیمه‌تمام، به‌ویژه در پروژه‌های پیچیده، منجر به اتلاف زمان برای ورود مجدد، بازیابی ذهنی و ارزیابی مجدد کار می‌شود.
قانون «نیمه‌تمام ممنوع» نشان می‌دهد که وظایف باید به‌صورت کامل انجام‌شده یا انجام‌نشده در نظر گرفته شوند و هیچ امتیاز جزئی برای انجام نیمه‌کاره به آن‌ها تعلق نگیرد. هدف این رویکرد ایجاد تمایز واضح بین کار تکمیل‌شده و وظایف در حال انجام است که پیشرفت را ملموس‌تر و ردیابی آن را آسان‌تر می‌کند.
اگر بخواهیم ساده‌تر بگوییم برای مدیریت زمان در کنترل پروژه لازم است یا کارها را تمام‌شده و یا انجام‌نشده در نظر بگیرید و هیچ کاری با برچسب نیمه‌کاره رها نگردد.
۴. جلسات ایستاده زمان‌دار (Time-Boxed Stand-Up Meetings)
برگزاری جلسات به‌صورت ایستاده و با زمان‌بندی محدود (مثلاً ۱۵ دقیقه) موجب افزایش تمرکز و کاهش پراکنده‌گویی می‌شود. طراحی ساختار جلسه پیش از شروع و استفاده از تایمر برای کنترل زمان، اثربخشی این نوع جلسات را به‌شدت افزایش می‌دهد و از اتلاف زمان تیم جلوگیری می‌کند. این نوع جلسات اغلب در چهارچوب اسکرام قرار می‌گیرند.
فواید جلسات ایستاده زمان‌دار برای مدیریت زمان در کنترل پروژه شامل موارد زیر است:
- تمرکز و کارایی: محدودیت زمانی، شرکت‌کنندگان را تشویق می‌کند تا صحبت‌های مختصر و مرتبط ارائه دهند و جلسه را مختصر و مفید نگه دارند.
- جلوگیری از کسالت جلسه: یک محدودیت زمانی دقیق به جلوگیری از احساس طولانی‌شدن جلسات و از دست دادن تمرکز کمک می‌کند و تضمین می‌کند که همه درگیر کار هستند.
- شناسایی موانع: جلسات ایستاده، بستری کلیدی برای اعضای تیم است تا هرگونه مانع یا مشکلی را که ممکن است مانع پیشرفت شود، شناسایی و امکان مداخله به‌موقع را فراهم کنند.
- افزایش همکاری: جلسات کوتاه و روزانه، ارتباط و همکاری بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند و اطمینان می‌دهد که همه در یک سطح هستند.
۵. استفاده از زمان‌های مرده (Utilizing Dead Time)
بازه‌های زمانی کوتاه در طول روز، نظیر زمان انتظار، رفتوآمد یا فواصل بین جلسات، قابلیت بهره‌برداری برای انجام کارهای ساده مانند پاسخ‌گویی به ایمیل، مرور وظایف یا یادداشت‌برداری ایده‌ها را دارند. این بهره‌برداری هدفمند، موجب بهینه‌سازی زمان کلی روز، مدیریت زمان در کنترل پروژه و کاهش فشار کاری در ساعات اصلی می‌شود.
نحوه استفاده مؤثر از زمان مرده به‌شرح زیر است:
- شناسایی زمان مرده: لحظاتی از روز خود را که به توجه کامل شما نیاز ندارند، مانند رفتوآمد، انتظار در صف یا استراحت، تشخیص دهید.
- فعالیت‌های ساده پروژه را برای زمان مرده انتخاب کنید. مرور یادداشت‌ها، نوشتن فلش‌کارت یا انجام کارهای دو دقیقه‌ای در زمان‌های مرده امکان‌پذیر هستند.
- فهرستی از فعالیت‌هایی که در زمان‌های مرده باید انجام دهید، تهیه کنید و آن را در دسترس داشته باشید.
- وسایل ضروری (مانند هدفون) را همراه داشته باشید تا بتوانید به‌راحتی طبق برنامه‌هایتان عمل کنید.
۶. قانون «دو روز جلوتر» (The Two-Day Ahead Rule)
برای هر وظیفه یا موعد تحویل، توصیه می‌شود مهلت داخلی، دو روز زودتر از موعد رسمی تعیین شود. این قانون ساده، با ایجاد حاشیه زمانی برای مدیریت اختلالات احتمالی، امکان تحویل به‌موقع و با کیفیت را افزایش می‌دهد. هماهنگی این موضوع با اعضای تیم و ثبت آن در ابزارهای مدیریت پروژه ضروری است.
۷. ممنوعیت هم‌زمانی فعالیت‌ها در زمان تصمیم‌گیری (No Multitasking During Decision-Making)
در فرآیند تصمیم‌گیری‌های حساس پروژه، انجام هم‌زمان سایر فعالیت‌ها حتی اگر ساده باشند، می‌تواند کیفیت تصمیم‌گیری را تضعیف کند. استفاده از حالت «مزاحم نشوید» و حذف عوامل مزاحم در این بازه‌ها، تمرکز و دقت تحلیل را به‌طور چشمگیری افزایش می‌دهد.
لازم به ذکر است که انجام چند وظیفه با هم در گذشته برای مدیریت زمان در کنترل پروژه توصیه می‌شد، اما اکنون این روش منع شده و به گفته متخصصان حتی می‌تواند بهره‌وری را کاهش دهد.
۸. برنامه‌ریزی شبانه، اجرا در روز (Plan at Night, Execute by Day)
در پایان هر روز کاری، با صرف ۵ تا ۱۰ دقیقه برای برنامه‌ریزی روز بعد، می‌توانید سه اولویت اصلی روز آینده را مشخص و ثبت کنید. این اقدام ساده، با بهره‌گیری از پردازش ناخودآگاه ذهن در طول شب، سبب می‌شود که روز کاری را با وضوح، انگیزه و تمرکز بیشتری آغاز کنید. این روش یکی از کلیدهای مدیریت زمان در کنترل پروژه است.
۹. کاهش وقفه‌ها به حداقل ممکن (Minimize Interruptions)
وقفه‌های مکرر، تمرکز را به‌شدت مختل می‌کنند و بازگشت به حالت «جریان کاری» پس از هر وقفه، زمان‌بر و خسته‌کننده است. خاموش‌کردن اعلان‌ها، استفاده از هدفون، و بستن زبانه‌های غیرضروری در مرورگر از جمله راهکارهایی هستند که به کاهش این مزاحمت‌ها کمک می‌کنند.
توصیه می‌شود برای مدیریت زمان در کنترل پروژه، بازه‌های مشخصی در طول روز برای پاسخ‌گویی به پیام‌ها و ایمیل‌ها در نظر بگیرید.
۱۰. تفویض مؤثر وظایف (Effective Delegation)
در صورتی‌که به‌عنوان مسئول سیستم کنترل پروژه تمام وظایف حیاتی را خود برعهده بگیرید، زمان را از دست خواهید داد. تفویض آگاهانه وظایف به افراد مناسب، نه‌تنها بهره‌وری کل تیم را افزایش می‌دهد، بلکه زمان مدیر پروژه را برای تصمیم‌های راهبردی آزاد می‌سازد. برای موفقیت این ترفند، باید انتظارات، ضرب‌الاجل و معیارهای کیفیت به‌روشنی تعریف شود تا مدیریت زمان در کنترل پروژه موفق باشد.
۱۱. یادگیری مهارت «نه» گفتن (Learn to Say No)
پذیرفتن تمام درخواست‌ها، حتی زمانی‌که مرتبط با پروژه باشند، می‌تواند باعث پراکندگی تمرکز و بار کاری غیرقابل مدیریت شود. مدیر پروژه و یا حتی هرکدام از کارمندان باید بتوانند با حفظ احترام، درخواست‌هایی را که خارج از اولویت‌های فعلی پروژه هستند، رد کنند یا به زمان مناسب‌تری موکول کنند.
این مهارت، شرط ضروری برای حفظ ساختار زمانی پروژه و مدیریت زمان در کنترل پروژه است.
۱۲. خلاصه‌نویسی و مستندسازی (Concise Note-Taking)
از دست‌دادن اطلاعات مربوط به وظایف، یادداشت‌ها یا فایل‌های پروژه می‌تواند منجر به اتلاف ساعت‌ها زمان بازسازی شود. استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه اندروید مانند تسکامون (Taskamon) برای ثبت، پیگیری و پشتیبان‌گیری خودکار از داده‌های پروژه، از وقفه‌های ناگهانی و مشکلات ناشی از گم‌شدن اطلاعات جلوگیری می‌کند.
این ابزارها همچنین شفافیت همکاری تیمی را افزایش می‌دهند.
خلاصه مقاله
مدیریت زمان در کنترل پروژه، عامل کلیدی در تحقق موفقیت و تحویل به‌موقع است. این مقاله ۱۲ ترفند کاربردی برای صرفه‌جویی مؤثر در زمان ارائه می‌دهد، از جمله قفل‌کردن زمان برای کار، قانون دو دقیقه‌ای، جلوگیری از کارهای نیمه‌تمام، جلسات ایستاده، استفاده از زمان‌های مرده و تعیین ضرب‌الاجل‌های زودتر. همچنین به مهارت‌هایی مانند «نه» گفتن، تفویض اختیار، مستندسازی فشرده و حذف وقفه‌ها اشاره دارد. به‌کارگیری این روش‌ها، بهره‌وری تیم را افزایش داده و مدیریت زمان در کنترل پروژه را بهبود می‌بخشد.
