وقتی کارهای پروژه بین فایلهای اکسل، پیامهای تلگرام، ایمیلها و جلسههای مختلف پراکنده میشود، پیگیری پروژه سخت و زمانبر خواهد شد. در چنین شرایطی معمولاً مشخص نیست هر وظیفه دقیقاً بر عهده چه کسی است، کدام کار عقب افتاده، چه چیزی باید اصلاح شود و مدیر پروژه باید از کجا گزارش دقیق بگیرد. اینجاست که استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب میتواند نظم بیشتری به کارها بدهد.
برخلاف روشهای سنتی، یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب میتواند وظایف، اعضای تیم، زمانبندی و گزارشها را در یک فضای مشترک جمع کند. به همین دلیل، انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین یا ابزار مدیریت پروژه آنلاین برای بسیاری از تیمها یک نیاز جدی است.
نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب ابزاری است که به تیمها کمک میکند پروژهها، وظایف، زمانبندی، اعضا، فایلها و گزارشها را از طریق مرورگر و اینترنت مدیریت کنند. یعنی کاربر برای استفاده از آن نیازی به نصب برنامههای پیچیده روی سیستم ندارد و میتواند با ورود به حساب کاربری خود، از هر مکان به اطلاعات پروژه دسترسی داشته باشد. به همین دلیل، به این نوع ابزارها گاهی «نرم افزار مدیریت پروژه بدون نصب» هم گفته میشود.
در یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب، مدیر پروژه میتواند پروژه جدید تعریف کند، وظایف را بین اعضای تیم تقسیم کند، برای هر کار مسئول و مهلت مشخص کند و پیشرفت پروژه را بررسی کند. اعضای تیم نیز میتوانند وضعیت کارهای خود را بهروزرسانی کنند، فایل بفرستند، نظر بگذارند و ددلاینها را ببینند.
اگر این ابزار امکاناتی مثل تعریف وظیفه، زیروظیفه، اولویتبندی و گزارشگیری هم داشته باشد، عملاً مثل یک نرم افزار مدیریت وظایف آنلاین عمل میکند و باعث میشود کارها از حالت پراکنده و شفاهی خارج شوند.
تفاوت نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب، آنلاین، ابری و نصبی
این اصطلاحات گاهی بهجای هم استفاده میشوند، اما دقیقاً یک معنی ندارند. شناخت تفاوت آنها کمک میکند هنگام انتخاب ابزار، فقط به اسم نرمافزار توجه نکنید و ببینید کدام مدل با نیاز تیم شما هماهنگتر است.
یک «نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین» معمولاً برای همکاری تیمی و دسترسی از راه دور مناسب است و با اینترنت کار میکند. اما اگر هدف شما دسترسی از طریق مرورگر باشد، باید بهدنبال یک «نرم افزار کنترل پروژه تحت وب» باشید. در مقابل، «ابزارهای نصبی» مثل مایکروسافت پراجکت ممکن است امکانات حرفهای داشته باشند، اما برای بعضی تیمها از نظر همکاری آنلاین و دسترسی ساده، محدودتر باشند.
در جدول زیر میتوانید تفاوتهای این چهار نوع نرمافزار را ببینید.
| نوع نرمافزار | توضیح کوتاه |
| تحت وب | برنامهای که از طریق مرورگر مثل Chrome یا Firefox اجرا میشود و معمولاً نیازی به نصب روی کامپیوتر ندارد. به همین دلیل نوعی نرم افزار مدیریت پروژه بدون نصب محسوب میشود. |
| آنلاین | با اینترنت کار میکند و برای همکاری اعضای تیم در مکانهای مختلف مناسب است. این نرمافزار میتواند تحت وب باشد، اما گاهی ممکن است اپلیکیشن موبایل یا دسکتاپ هم داشته باشد. |
| ابری | در نرم افزار مدیریت پروژه ابری، دادهها روی سرور یا فضای ابری نگهداری میشوند. |
| نصبی | روی سیستم یا سرور داخلی نصب میشود و معمولاً به نگهداری فنی بیشتری نیاز دارد. |
مزایای نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب
مهمترین مزیت نرمافزارهای تحت وب این است که پروژه روی سیستم یک نفر یا داخل چند فایل پراکنده باقی نمیماند. اعضای تیم میتوانند از محل کار، خانه یا حتی در سفر، وضعیت وظایف و پروژهها را ببینند و آنها را بهروزرسانی کنند. به همین دلیل، این مدل ابزار برای مدیریت پروژه آنلاین برای تیمها بسیار کاربردی است.
مزیت بعدی، شفافشدن مسئولیتهاست. وقتی هر وظیفه مسئول، تاریخ شروع، ددلاین و وضعیت مشخص داشته باشد، احتمال فراموشی کارها کمتر میشود و مدیر پروژه سریعتر میفهمد کدام بخش عقب افتاده است. این موضوع مخصوصاً برای تیمهایی که برای پیگیری کارها از اکسل، واتساپ یا پیامرسانها استفاده میکنند، تفاوت چشمگیری ایجاد میکند.
چنین نرم افزاری به تیمهای ریموت کمک میکند بدون جلسههای زیاد، در جریان کار هم باشند. اگر تیم شما دورکار است، استفاده از ابزار دورکاری در کنار یک سیستم مدیریت پروژه میتواند نظم بیشتری ایجاد کند.
برای سازمانها و کسبوکارها نیز این ابزارها امکان مدیریت چند پروژه همزمان، گزارشگیری سریعتر و مدیریت بهتر منابع را فراهم میکنند. به همین دلیل، انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه برای شرکتها فقط یک انتخاب فنی نیست.
امکانات ضروری نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب
یک نرمافزار مدیریت پروژه تحت وب زمانی واقعاً کاربردی است که فقط محل ثبت کارها نباشد، بلکه به تیم کمک کند وظایف را برنامهریزی کند، پیشرفتها را ببیند و از عقبافتادن پروژه جلوگیری کند. هنگام انتخاب چنین ابزاری، بهتر است چند امکان اصلی را بررسی کنید.
تعریف پروژه، وظیفه و زیروظیفه
اولین قابلیت مهم، امکان تعریف پروژه و خردکردن آن به وظایف کوچکتر است. مدیر پروژه باید بتواند برای هر کار، مسئول، اولویت، تاریخ شروع و ددلاین مشخص کند. این ویژگی باعث میشود نرمافزار مثل یک نرم افزار مدیریت وظایف عمل کند و کارها از حالت شفاهی یا پراکنده خارج شوند.
گانت چارت برای زمانبندی پروژه
در پروژههایی که ترتیب انجام کارها و زمان تحویل اهمیت دارد، وجود گانت چارت ضروری است. گانت کمک میکند زمان شروع و پایان فعالیتها، وابستگی بین کارها و تأخیرهای احتمالی بهتر دیده شود. به همین دلیل، یک نرم افزار گانت چارت تحت وب برای مدیرانی که همزمان چند پروژه را پیگیری میکنند، بسیار مفید است.
کانبان برای پیگیری وضعیت کارها
کانبان یا کانبان آنلاین برای نمایش وضعیت وظایف کاربرد دارد. با این قابلیت، تیم میتواند کارها را در ستونهایی مثل «انجام نشده»، «در حال انجام» و «انجام شده» ببیند. این روش مخصوصاً برای تیمهای تولید محتوا، طراحی سایت، مارکتینگ و نرمافزاری مناسب است.
گزارش، اعلان و تقویم پروژه
گزارش پیشرفت، تقویم پروژه، اعلان و یادآوری باعث میشوند مدیر پروژه بدون پیگیری دستی، از وضعیت کارها باخبر شود. این امکانات کمک میکنند ددلاینها فراموش نشوند و اعضای تیم بدانند هر روز باید روی چه کاری تمرکز کنند.
مدیریت کاربران، سطح دسترسی و قالب آماده
در پروژههای تیمی، همه افراد نباید به همه اطلاعات دسترسی داشته باشند. بنابراین مدیریت کاربران و سطح دسترسی اهمیت زیادی دارد. قالب آماده پروژه هم باعث میشود برای پروژههای تکراری، لازم نباشد همه چیز از صفر ساخته شود.
پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم شمسی
برای تیمهای ایرانی، استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه فارسی معمولاً سادهتر است؛ چون اعضای تیم با محیط، تاریخها و اصطلاحات راحتتر ارتباط میگیرند. پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم شمسی میتواند پذیرش نرمافزار را در تیم بیشتر کند.
چه تیمهایی به نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب نیاز دارند؟
تقریباً هر تیمی که چند کار همزمان، چند عضو و چند ددلاین دارد، میتواند از نرمافزار مدیریت پروژه تحت وب استفاده کند. برای مثال، تیمهای طراحی سایت میتوانند مراحل طراحی، تولید محتوا، برنامهنویسی، تست و تحویل پروژه را در یک مسیر مشخص پیگیری کنند. اگر در این حوزه فعالیت دارید، مطالعه مقاله نرم افزار مدیریت پروژه طراحی سایت هم میتواند مفید باشد.
شرکتهای ساختمانی و عمرانی نیز برای پیگیری فعالیتهای اجرایی، زمانبندی، گزارش پیشرفت و هماهنگی بین کارفرما، پیمانکار و تیم اجرا به چنین ابزاری نیاز دارند. در این زمینه، مقاله نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی میتواند دید دقیقتری به شما بدهد.
این ابزارها برای تیمهای تولید محتوا، مارکتینگ، نرمافزاری، شرکتهای خدماتی و تیمهای دورکار هم کاربردی هستند. بهخصوص در تیمهایی که با روشهای چابک کار میکنند، قابلیتهایی مثل کانبان، وظایف مرحلهای و گزارشهای سریع عالی است.
راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب
برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب، قبل از هر چیز باید نیاز واقعی تیم را مشخص کنید. بعضی تیمها فقط به مدیریت وظایف نیاز دارند، اما بعضی دیگر باید زمانبندی، گزارش پیشرفت، سطح دسترسی، گانت چارت و کانبان را هم در اختیار داشته باشند. بنابراین بهتر است انتخاب را فقط براساس معروفبودن ابزار یا قیمت آن انجام ندهید.
برای انتخاب صحیح به سوالات زیر پاسخ دهید:
- آیا محیط نرمافزار ساده و قابل فهم است؟
- آیا اعضای تیم بدون آموزش طولانی میتوانند از آن استفاده کنند؟
- آیا زبان فارسی و تقویم شمسی دارد؟
- آیا امکان گزارشگیری، اعلان، مدیریت کاربران و سطح دسترسی فراهم است؟
همچنین اگر در شروع مسیر هستید، بررسی نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان میتواند به شما کمک کند بدون هزینه اولیه، نیازهای تیم را بهتر بشناسید.
چرا تسکامون میتواند گزینه مناسبی باشد؟
اگر بهدنبال یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب هستید که هم ساده باشد، هم فارسی باشد و هم امکانات اصلی مدیریت پروژه را پوشش دهد، تسکامون میتواند گزینهای مناسب برای شروع باشد. این ابزار به تیمها کمک میکند پروژهها و وظایف را در یک فضای آنلاین مدیریت کنند، مسئول هر کار را مشخص کنند، ددلاینها را ببینند و پیشرفت پروژه را راحتتر پیگیری کنند.
تسکامون بهعنوان یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین برای تیمهایی مناسب است که میخواهند بدون پیچیدگی زیاد، کارها را منظمتر کنند.
جمعبندی
نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب به تیمها کمک میکند کارها، زمانبندی، مسئولیتها و گزارشها را در یک فضای مشترک مدیریت کنند. اگر بهجای اکسل، پیامرسانها و پیگیریهای پراکنده، بهدنبال نظم بیشتر هستید، انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین میتواند تصمیم مؤثری باشد. با کمک یک راهنمای انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه، بهتر میتوانید امکانات ضروری تیم خود را بشناسید. برای شروع، میتوانید مدیریت پروژههای خود را در تسکامون امتحان کنید.
سوالات متداول
نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب ابزاری است که از طریق مرورگر و اینترنت در دسترس قرار میگیرد و به تیم کمک میکند پروژهها، وظایف، زمانبندی و گزارشها را در یک محیط مشترک مدیریت کند.
آیا نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب نیاز به نصب دارد؟
در بیشتر موارد نه. این نوع ابزارها معمولاً مثل یک نرم افزار مدیریت پروژه بدون نصب عمل میکنند و کاربر میتواند با ورود به حساب کاربری خود، از امکانات نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین استفاده کند.
بهترین نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب چه ویژگیهایی دارد؟
بهترین نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب باید محیط ساده، مدیریت وظایف، گانت، کانبان، گزارش پیشرفت، اعلان، سطح دسترسی و پشتیبانی مناسب داشته باشد.
آیا نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب برای تیمهای دورکار مناسب است؟
بله. یک نرم افزار مدیریت پروژه برای دورکاری کمک میکند اعضای تیم حتی از مکانهای مختلف، وظایف و ددلاینها را ببینند. به همین دلیل، مدیریت پروژه آنلاین برای تیمها مخصوصاً در مدل کاری ریموت و هیبریدی بسیار کاربردی است.