تسکامون
وقتی یک پروژه فقط چند کار ساده دارد، شاید بتوان زمانبندی آن را با یک فایل Excel یا حتی یک لیست معمولی مدیریت کرد. اما با بیشترشدن فعالیتها، اعضای تیم و موعدهای تحویل، شرایط پیچیدهتر میشود. کافی است اجرای یکی از کارها چند روز عقب بیفتد؛ در این صورت ممکن است زمان شروع چند فعالیت […]
وقتی یک پروژه فقط چند کار ساده دارد، شاید بتوان زمانبندی آن را با یک فایل Excel یا حتی یک لیست معمولی مدیریت کرد. اما با بیشترشدن فعالیتها، اعضای تیم و موعدهای تحویل، شرایط پیچیدهتر میشود. کافی است اجرای یکی از کارها چند روز عقب بیفتد؛ در این صورت ممکن است زمان شروع چند فعالیت دیگر هم تغییر کند و برنامهای که تا دیروز دقیق به نظر میرسید، دیگر قابل اتکا نباشد.
اینجاست که نرم افزار گانت چارت آنلاین فارسی میتواند برنامه زمانی پروژه را شفافتر کند. در این نرمافزار، بهجای نگهداری تاریخها در فایلهای جداگانه، فعالیتها، زمان شروع و پایان و ارتباط میان آنها در یک نمای زمانی دیده میشوند.
در ادامه بررسی میکنیم یک ابزار گانت فارسی چه امکاناتی باید داشته باشد و چطور میتوان از آن برای مدیریت بهتر زمانبندی پروژه استفاده کرد.
نرم افزار گانت چارت آنلاین فارسی چیست؟
نرم افزار گانت چارت ابزاری برای نمایش فعالیتهای پروژه روی یک خط زمانی است. در این نما میتوان مشخص کرد هر فعالیت چه زمانی شروع میشود، چه مدت ادامه دارد، چه زمانی باید تمام شود و به کدام کارهای دیگر وابسته است. به همین دلیل مدیر پروژه میتواند بدون بررسی چند جدول و فایل مختلف، تصویر کلی زمانبندی پروژه را ببیند.
البته بین یک نمودار گانت و یک نرم افزار گانت تفاوت وجود دارد. نمودار گانت میتواند یک جدول یا تصویر ثابت از برنامه پروژه باشد؛ اما در یک گانت چارت آنلاین، اطلاعات نمودار به تسکهای واقعی پروژه متصل است و با تغییر کارها، موعدها و وضعیت فعالیتها قابل بهروزرسانی است.
اگر میخواهید با ساختار و کاربرد اصلی این نمودار بیشتر آشنا شوید، تسکامون در مقاله نمودار گانت در نرم افزار مدیریت پروژه آن را بهصورت جداگانه توضیح داده است. در این مقاله تمرکز ما بیشتر روی انتخاب و استفاده از نرم افزار گانت فارسی است.
چرا گانت چارت آنلاین بهتر از Excel و فایلهای دستی است؟
Excel برای ایجاد یک برنامه زمانی ساده ابزار مفیدی است و حتی میتوان با نمودارهای میلهای، نمایی مشابه گانت در آن ایجاد کرد. خود Microsoft نیز توضیح میدهد که Excel نوع نمودار از پیش تعریفشدهای برای Gantt ندارد و این نما باید با قالب یا تنظیم نمودار میلهای ساخته شود.
مشکل معمولاً زمانی آغاز میشود که پروژه مرتب تغییر میکند. در فایلهای دستی باید تاریخها، مدت فعالیتها و بعضی ارتباطها را دوباره اصلاح کرد و اگر چند نفر روی پروژه کار کنند، هماهنگ نگهداشتن آخرین نسخه اطلاعات دشوارتر میشود.
در مقابل، ساخت گانت چارت آنلاین در یک نرم افزار مدیریت پروژه باعث میشود اعضای تیم به یک برنامه مشترک دسترسی داشته باشند. فعالیتها و زمانبندی در همان محیطی قرار دارند که کارها مدیریت میشوند و مدیر پروژه میتواند تغییر موعدها، وضعیت فعالیتها و وابستگی میان تسکها را راحتتر بررسی کند. این ویژگی یکی از دلایلی است که ابزارهای مدیریت پروژه تحت وب برای پروژههای تیمی کاربرد بیشتری نسبت به فایلهای جداگانه دارند.
یک نرم افزار گانت چارت فارسی خوب چه امکاناتی باید داشته باشد؟
صرفاً داشتن یک نمای گانت، یک ابزار را به نرم افزار مناسب مدیریت پروژه تبدیل نمیکند. نرم افزار گانت چارت فارسی باید در کنار نمایش خط زمانی، امکاناتی داشته باشد که برنامهریزی و پیگیری واقعی پروژه را ساده کند.
| قابلیت | کاربرد |
| رابط کاربری فارسی | کار راحتتر اعضای تیم در محیط فارسی |
| تقویم شمسی | ثبت و بررسی موعدها بدون تبدیل تاریخ |
| تاریخ شروع و پایان | مشخصشدن بازه اجرای هر فعالیت |
| وابستگی وظایف | نمایش ترتیب و ارتباط فعالیتهای وابسته |
| تسک و زیرتسک | تقسیم پروژه به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت |
| تعیین مسئول | مشخصشدن فرد مسئول هر فعالیت |
| وضعیت و پیشرفت کار | تشخیص کارهای تکمیلشده یا عقبمانده |
| نماهای مختلف پروژه | مشاهده یک پروژه در گانت، کانبان، لیست یا تقویم |
برای تیمهای ایرانی، گانت چارت شمسی اهمیت ویژهای دارد؛ زیرا زمانبندی پروژه بدون تبدیل مداوم تاریخهای میلادی انجام میشود. در کنار آن، قابلیتهایی مثل زیرتسک، موعد، گانت و مسیر وابستگیها باعث میشوند گانت بخشی از سیستم مدیریت پروژه باشد، نه فقط یک نمودار جداگانه. این امکانات در بخش مدیریت پروژه و وظایف تسکامون نیز کنار سایر نماهای پروژه ارائه شدهاند.
گانت چارت آنلاین تسکامون چگونه به برنامهریزی پروژه کمک میکند؟
تسکامون یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی است که اطلاعات پروژه را فقط در یک نمای ثابت نمایش نمیدهد. همان تسکهایی که در «تخته پروژه» تعریف میکنید، در بخشهای دیگری مانند لیست تسکها، تقویم و نمودار گانت نیز قابل مشاهده و پیگیری هستند. به همین دلیل، گانت در تسکامون یک نمودار جدا از پروژه نیست؛ بلکه بخشی از اطلاعات همان پروژه و وظایف آن است.
در این نرم افزار مدیریت پروژه با گانت چارت، ابتدا پروژه و فعالیتهای آن تعریف میشوند و سپس برای هر تسک میتوان مواردی مانند موعد، مسئول انجام، اولویت و زیرتسکها را مشخص کرد. تسکهایی که تاریخ پایان دارند در نمای گانت نمایش داده میشوند و میتوان جایگاه زمانی آنها را روی خط زمان دید.
یکی از امکانات کاربردی گانت تسکامون، امکان تغییر زمانبندی با کشیدن و رهاکردن نوار هر فعالیت است. با جابهجایی نوار میتوان زمان شروع یا پایان و مدت اجرای تسک را تغییر داد و تاریخ جدید نیز در اطلاعات پروژه بهروزرسانی میشود. گانت را همچنین میتوان در بازههای روزانه، هفتگی و ماهانه مشاهده کرد.
در کنار آن، این نرم افزار رسم گانت چارت در بخش مدیریت پروژه و وظایف قابلیت «گانت و مسیر وابستگیها» را در کنار تسک، زیرتسک، موعد، کانبان و سایر ابزارهای مدیریت پروژه ارائه میکند. بنابراین نرم افزار گانت چارت فارسی زمانی بیشترین کاربرد را دارد که گانت را همراه با اطلاعات واقعی فعالیتها، اعضای تیم و زمانبندی پروژه استفاده کنید.
بهتر است برای شروع، یک پروژه واقعی و نسبتاً کوچک را در تسکامون ایجاد کنید تا نحوه نمایش وظایف و تغییر زمانبندی در گانت را در عمل ببینید.
چگونه در تسکامون گانت چارت بسازیم؟
برای ساخت گانت چارت آنلاین در تسکامون لازم نیست نمودار را از صفر رسم کنید. گانت از اطلاعات تسکهایی ساخته میشود که در پروژه تعریف کردهاید. مراحل اصلی به این شکل است:
۱. پروژه جدید ایجاد کنید
از منوی «پروژهها» گزینه «ایجاد پروژه جدید» را انتخاب کنید. عنوان پروژه را وارد کنید. در همین مرحله میتوانید تاریخ اتمام، قالب پروژه، تیم، ناظران و توضیحات را نیز مشخص کنید؛ البته فقط عنوان پروژه اجباری است.
۲. فعالیتهای پروژه را به تسک و زیرتسک تبدیل کنید
وارد پروژه شوید و از بخش «تخته پروژه» فعالیتهای اصلی را با گزینه «افزودن تسک» ایجاد کنید. اگر یک فعالیت بزرگتر است، از قسمت جزئیات همان تسک برای آن زیرتسک تعریف کنید.
برای پروژههای پیچیده بهتر است پیشاز این مرحله، فعالیتها را با یک ساختار شکست کار (WBS) به کارهای کوچکتر تقسیم کنید تا چیزی از زمانبندی جا نماند.
۳. موعد و مسئول هر تسک را تعیین کنید
روی تسک کلیک کنید و وارد زبانه «اطلاعات» شوید. در این بخش میتوانید تاریخ اتمام، کاربران مسئول، تیم، اولویت و زیرتسکهای آن را مشخص کنید. توجه داشته باشید که تسک بدون تاریخ پایان در نمودار گانت نمایش داده نمیشود.
۴. نمای گانت را باز کنید
از نوار مربوط به تسک وارد نمای گانت شوید. اکنون تسکهای دارای موعد بهشکل نوارهای زمانی دیده میشوند. طول هر نوار مدت اجرای فعالیت و ابتدا و انتهای آن محدوده زمانی انجام کار را نشان میدهد.
۵. زمانبندی را مستقیماً روی گانت تنظیم کنید
اگر میخواهید یک فعالیت دیرتر شروع شود یا مدت آن تغییر کند، نوار مربوط به آن را با ماوس بکشید و در موقعیت مناسب رها کنید. تسکامون پس از این تغییر، تاریخهای جدید را بهصورت خودکار بهروزرسانی میکند.
برای نمونه، اگر «انتشار» باید پس از «ویراستاری» انجام شود، میتوانید نوار انتشار را پس از پایان ویراستاری قرار دهید. برای بررسی ارتباط کارهای وابسته نیز قابلیت «وابستگیها» در بخش تسکهای پروژه در دسترس است.
۶. مقیاس زمانی مناسب را انتخاب کنید
نمای گانت تسکامون را میتوان بهصورت روزانه، هفتگی یا ماهانه مشاهده کرد. برای پروژه کوتاه، نمای روزانه جزئیات بیشتری نشان میدهد؛ در پروژههای طولانیتر، نمای هفتگی یا ماهانه تصویر کلی روشنتری میدهد.
۷. در طول پروژه گانت را بهروز نگه دارید
گانت فقط برای شروع پروژه نیست. اگر موعد یک تسک تغییر کرد، نوار آن را اصلاح کنید و تأثیر این تغییر را بر ادامه زمانبندی بررسی کنید. تغییرات تاریخ در بخشهای دیگر پروژه نیز منعکس میشوند؛ برای مثال جابهجایی یک تسک در تقویم میتواند در گانت و تخته پروژه نیز اعمال شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه روش کار با تسکامون، میتوانید مقاله آموزش کار با نرم افزار مدیریت پروژه تسکامون، را بخوانید.
گانت چارت آنلاین برای چه تیمها و پروژههایی مناسب است؟
گانت چارت آنلاین زمانی بیشترین کاربرد را دارد که پروژه از چند فعالیت زمانبندیشده تشکیل شده باشد و اجرای بعضی کارها به پایان یا شروع فعالیتهای دیگر وابسته باشد. در چنین شرایطی، مشاهده همه کارها روی یک خط زمانی میتواند تصویر روشنتری از مسیر پروژه ایجاد کند.
برای مثال، تیمهای طراحی سایت میتوانند مراحل تحلیل نیازها، طراحی رابط کاربری، توسعه، ورود محتوا، تست و تحویل را در گانت زمانبندی کنند. تیمهای نرمافزاری نیز میتوانند توسعه قابلیتها، تست و انتشار نسخه جدید را به همین شکل مدیریت کنند.
در تیمهای بازاریابی، زمانبندی پروژه آنلاین برای کمپینهایی که طراحی، تولید محتوا، تأیید و انتشار آنها به یکدیگر وابسته است کاربرد دارد. تیمهای تولید محتوا هم میتوانند تحقیق، نگارش، ویرایش، طراحی و انتشار را روی یک برنامه زمانی مشترک قرار دهند.
گانت برای پروژههای اجرایی و پیمانکاری نیز مفید است؛ بهخصوص زمانی که تأخیر یک مرحله میتواند شروع چند فعالیت بعدی را جابهجا کند. بنابراین معیار اصلی، صنعت یا اندازه تیم نیست؛ بلکه وجود چند فعالیت دارای موعد و وابستگی میان آنهاست.
گانت چارت آنلاین برای پروژههای کوچک هم کاربرد دارد؟
گانت فقط برای پروژههای بزرگ و پیچیده نیست. یک پروژه کوچک هم ممکن است چند مسئول، چند موعد متفاوت و فعالیتهایی داشته باشد که باید به ترتیب مشخصی انجام شوند. در این شرایط، نمودار گانت آنلاین کمک میکند ترتیب کارها و زمان تقریبی تکمیل پروژه راحتتر دیده شود.
بااینحال، استفاده از گانت همیشه ضروری نیست. اگر پروژه فقط چند تسک مستقل و کوتاه دارد و تغییر یکی از آنها تأثیری بر سایر کارها نمیگذارد، نمای لیست یا کانبان احتمالاً سادهتر و مناسبتر است.
بهتر است گانت زمانی استفاده شود که دیدن ارتباط زمانی بین فعالیتها واقعاً به تصمیمگیری و برنامهریزی پروژه کمک کند.
سوالات رایج
آیا میتوان گانت چارت را آنلاین و بدون نصب نرم افزار ساخت؟
بله. در یک نرم افزار گانت چارت تحت وب، کاربران از طریق مرورگر به پروژه دسترسی دارند و معمولاً نیازی به نصب برنامه جداگانه روی هر سیستم نیست. این شیوه برای تیمهایی که اعضای آنها از دستگاهها یا مکانهای مختلف کار میکنند کاربردیتر است.
نرم افزار گانت چارت فارسی چه تفاوتی با Excel دارد؟
در Excel معمولاً نمودار و تاریخها باید با تغییر برنامه پروژه بهصورت دستی اصلاح شوند. در نرم افزار گانت، زمانبندی به وظایف پروژه متصل است و تغییر موعدها، مسئولان و وضعیت فعالیتها در همان محیط مدیریت میشود؛ بنابراین همکاری تیمی و نگهداری نسخه بهروز برنامه سادهتر است.
آیا میتوان گانت چارت را با تاریخ شمسی ساخت؟
بله، اگر ابزار مورد استفاده از تقویم شمسی پشتیبانی کند. برای تیمهای ایرانی، این قابلیت باعث میشود تاریخ شروع، موعدها و برنامه پروژه بدون تبدیل مداوم تاریخ میلادی ثبت شوند. تسکامون نیز در محیط فارسی خود از تقویم شمسی برای زمانبندی کارها استفاده میکند.
آیا گانت چارت برای پروژههای کوچک مناسب است؟
اگر پروژه کوچک چند فعالیت وابسته یا موعد متفاوت داشته باشد، گانت میتواند مفید باشد. اما برای چند تسک ساده و مستقل، استفاده از نمای لیست یا کانبان معمولاً سریعتر و کمدردسرتر است.
جمعبندی
برای انتخاب نرم افزار گانت چارت آنلاین فارسی نباید فقط به ظاهر نمودار گانت توجه کرد. تقویم شمسی در گانت چارت، تعریف تسک و زیرتسک، تعیین مسئول، موعد فعالیتها و مشاهده ارتباط میان کارها هم در مدیریت واقعی پروژه اهمیت دارند. تسکامون این قابلیتها را در کنار نماهای مختلف مدیریت پروژه ارائه میدهد؛ بنابراین میتوانید ابتدا یک پروژه واقعی و کوچک را در بخش مدیریت پروژه و وظایف تسکامون ایجاد کنید و ببینید نمای گانت تا چه اندازه به برنامهریزی تیم شما کمک میکند.